top of page

028 | EDUARD HLAVA | JAK ZAČÍT S AUTOMATIZACÍ (NEJEN) OBCHODNÍCH PROCESŮ



„Automatizujete dřív, než ostatní zautomatizují vás. Automatizace není žádná věda, není to nic, k čemu potřebujete vědecké znalosti. Začít automatizovat může každý, kdo chce. A nejsou k tomu potřeba ani miliony.“

Eduard Hlava je sochař automatizací a digitálních řešení, byznys analytik, tvůrce zadání informačních systémů, mentor majitelů IT firem, kouč firemních procesů a specialista na Integromat. A ne ledajaký. Je nejlepší. Loni si odnesl cenu Integromat Partner of the Year v kategorii Freelance. Má i vlastní IT firmu, vyvíjející informační systémy, digitální řešení, webové a mobilní aplikace. Nyní většinu pracovního času ale tráví na volné noze. A když není na volné noze a nesochá automatizační řešení, odpočívá v divadle, při běhu či s rodinou.


Partnerem roku Integromatu je oprávněně. Sám jeho brilantní automatizace využívám. Neměl jsem ale nikdy moc času se zeptat na pozadí. Tentokrát jsem využil situace a zeptal se …


🔸 Skutečně všichni chceme automatizovat?

🔸Jaké firemní oblasti mohou skýtat nejrychlejší zlepšení?

🔸Jak vytěžovat dokumenty od zákazníků?

🔸 Jaké jsou výhody automatizačních platforem oproti řešení na míru?

🔸 Co jsou TyAutomaty.cz?


Eda nám připravil i velmi hodnotný bonus. E-book o tom, jak nejlépe na automatizaci a digitalizaci. Mrkněte na bonus.


Držím palce a přeji úspěch


 

BONUS


Jak začít s automatizací obchodních procesů


028 - Eduard Hlava - Jak zacit s automatizaci obchodnich procesu
.pdf
Download PDF • 2.94MB
 

PŘEPIS ROZHOVORU


Martin Hurych

Dobrý den. Já jsem Martin Hurych tohle ... Tohle je Zážeh.

Dnešní Zážeh bude s Edou Hlavou, majitelem IT společnosti Neternity, sochařem firemních procesů, sochařem automatizací, ale hlavně, a toho si považuju asi nejvíc, máme tady Partnera roku v kategorii Freelance společnosti Integromat

Ahoj Edo.

Eduard Hlava

Ahoj, děkuji za pozvání.

Martin Hurych

Chtěl jsem se zeptat... Jsem vítač, tušič, Sapák nebo nepolíbený?

Eduard Hlava

Já myslím, že ty Martine, jsi určitě vítač.

Martin Hurych

Můžeš nám vysvětlit, co je to za kategorie, a proč je používáš?

Eduard Hlava

To je takové moje rozdělení firem a klientů podle přístupu k digitalizaci a automatizaci. Uznávám, že to nejsou odborné termíny z marketingových nebo obchodních příruček, ale vytvořil jsem si já, jsou takové poetičtější. A co znamenají?

Vítačem označuji firmu, je to vlastně většina mých klientů, která se už automatizací nějakým způsobem zabývá a má automatizované procesy. Chce se posouvat tímto směrem. Ví, k čemu jí automatizace bude a pracuje na tom.

Druhá kategorie "tušiči" jsou, a to se nabízí od tohoto názvu, firmy, které tuší, že by mohli něco zlepšit. Třeba na tom, jakým způsobem pracují. Třeba se ještě k tomu nedostali, ale už mají digitalizované faktury, část procesů mají vyladěných. Opravdu automatizaci zatím ještě neřeší, ale jsou na cestě.

Skupina Sapařů, zní to trošku pejorativně, jsou v podstatě korporáty. Nechci do této skupiny zařazovat úplně všechny korporátní firmy nebo velké firmy. Spíš jsou to společnosti, které mají Enterprise řešení svých systémů a řeší si automatizaci na jiné úrovni. Do téhle oblasti se zatím úplně pouštět nechci, ale zároveň nechci říct, že ta automatizace, kterou já dělám, není vhodná pro korporát. Spíš z hlediska velikosti procesu, interní politiky bezpečnosti atd. to není úplně vhodné.

A ta poslední skupina "nepolíbených" … Tak to se nabízí. To jsou firmy, které zatím ani netuší, že by mohly své procesy digitalizovat nebo automatizovat, jedou v mnoha případech ještě postaru, procesy mají lidé jenom v hlavách. A zase, aby to nevyznělo nějak špatně. Tady ty firmy si myslím, že mají největší potenciál se posunou dopředu a něco zlepšit.

Martin Hurych

Tak než tušiče a nepolíbené dneska budeme zažehávat, pojď nám ve zkratce říct, jaká byla cesta tvoje až sem, až automatizacím, až k partnerovi Integromatu...

Eduard Hlava

Jenom krátká odbočka. Studoval jsem střední školu, automatizační techniku. Před mnoha a mnoha lety, čtvrt století možná už to bude. Tehdy nebylo možné dostat se na střední škole v Chomutově na výpočetní techniku, která mě tehdy víc zajímala. Tak jsem vybral ten nejbližší obor k výpočetce. To byla automatizační technika. Tehdy v těch devadesátých letech automatizace vypadala zejména tak, že se spojovaly písty, relátka atd. Tam se vůbec o programování nejednalo.

Potom jsem přešel v podstatě do opravdu IT. Začal jsem se zabývá internetem, webovými stránkami, zmíněná firma se zabývá tvorbou informačních systémů, webových stránek, e-shopů atd. A já, když jsem před pár lety odešel na volnou nohu, tak jsem v podstatě vrátil k hlavnímu téma, které jsem vždycky měl. Byla to pomoc klientům připravit a vyrobit informační řešení, digitální řešení, ať už to byly informační systémy interní, nebo online služby pro zákazníky. To jako konzultant dělám dodneška. Pomáhám klientům vysochat z té první neotesané myšlenky smysluplné zadání jejich řešení. V podstatě přirozenou cestou se mi znovu vrátila automatizace. Už ne v podobě těch 90. let, těch pístů a podobně, ale v podobě softwarových řešení a softwarových platforem, jako je třeba Integromat, který umožňuje integraci různých systémů a automatizací vyrobit a připravit mnohem rychleji, než to bylo možné třeba před ještě 5-10 lety. Vlastně to byla přirozená cesta od a k tomu, co každá firma řeší… Jak si zjednodušit práci, zrychlit proces, zrychlit obchod, zvýšit počet zakázek. K tomu vede cesta přes nějaký informační systém, anebo přes propojení stávajících aplikací, které ta firma už má, a zautomatizování procesu, který firma používá nebo má.

Martin Hurych

Fakt každá firma?

Eduard Hlava

Jak myslíš, každá firma?


Jak je to s automatizacemi skutečně

Martin Hurych

Ty jsi říkal, že každá firma touží po zrychlení. Na mě někdy realita takový dojem úplně nedělá. Kdyby to tak bylo, tak vlastně nebudou nepolíbení a tušiči. Jaká je podle tebe skutečnost?

Eduard Hlava

To je dobrá otázka. Jak jsem zmínil, ke mně se jako zákazníci dostávají zejména vítači a tušiči. Já se v tuto chvíli úplně nesetkávám s těmi nepolíbenými. Já bych možná vyklouzl z té tvé otázky jinak. Já si myslím, že dřív nebo později se každá firma, která bude chtít přežít, bude muset nějakým způsobem do digitalizace a automatizace pustit. Samozřejmě existují obory, existují firmy, kde to nepotřebuješ. Jsi, já nevím, malý e-shop, který prodává botičky pro děti. A majitel chce, aby to nadále zůstalo malým e-shopem. Tam automatizace moc není. Kdybychom se ale na to podívali detailněji, tak aniž by to ten majitel tušil, tak stejně má některé věci automatizované. Kupříkladu … Máš e-shop, máš ho napojený na banku, a když ti klient zaplatí, tak se ti v tom e-shopu rovnou označí, že je zaplacená objednávka. To je jako úplně nejzákladnější příklad automatizace.

Abych úplně neutekl z té otázky. Myslím si, že každá firma to dříve nebo později bude potřebovat. Kromě firem, kde automatizace bude nějakým způsobem překážet.

Martin Hurych

Teď už úplně chápu to, co občas říkáš. Že tahle republika potřebuje místo lánů řepky lány automatizace a automatizačních robotů.

Eduard Hlava

Ano, přesně tak. Řepku si umíme představit, každý ji vidí v létě nebo na jaře nebo nevím kdy, kdy tady to žlutý cosi na polích roste. Ale prostor pro automaty, pro roboty je mnohem větší než ty lány řepky v Čechách. Vidím to, vidím to dnes denně. Rozšířit možnosti nebo počet automatů a robotů v Čechách stojí pouze na lidech, jako jsem třeba já. Lidech, kteří firmám ukážou cestu a ukážou, že takhle to můžeš dělat, není to složité. Je to v zásadě dneska asi tak stejně jednoduché jako si upravit operační systém na Android telefonu, když to trošku přeženu. Myslím si, že se tomu firmy nemusí bránit.

Martin Hurych

K tomu hned dostaneme, proto jsi tady. Já teď žiju v takových dvou relativně rozdílných bublinách. Ta mladší automatizuje, co jde. Vlastně si to beztoho nějak neumí představit. Někdy mi přijde, že automatizuje, aby automatizovala. Ta druhá, ta mnohdy netuší, že vůbec automatizovat něco jde. Má z toho nějaký přirozený ostych. Okolo těchto firem krouží dravci, kde každý nabízí automatizaci, digitalizaci, zrychlení a tak.

Pojďme třeba nepolíbeným naznačit, jaké první oblasti a kdy by měly být v centru zájmu. Kde třeba ty vidíš nejčastější a nejrychlejší kroky vpřed?

Eduard Hlava

K tomu jenom ještě jedna poznámka... myslím si, a ono to bývá i jinde v životě tak … lepší je, když motivace k automatizaci jde zevnitř firmy, ne zvenku. Nemůžu přijít za firmou ze skupiny těch nepolíbených a říct „teď vám změním život tím, že vám tady začnu dělat nějakou automatizaci“. Takhle to nefunguje. Většinou to narazí na odpor.

Přirozená cesta k automatizaci vede přes interní problémy, které v té firmě jsou. Teď nemyslím problémy, jako že se 2 lidi nesnáší. Tohle automaty zatím úplně nevyřešíme. I když možná taky. Ale vede to třeba od toho, že ... Řeknu příklad, bude to asi úplně nejlepší. Máte firmu, kde si lidi posílají excelovské tabulky e-mailem se zakázkami tak, že každá zakázka je zpracovaná v jedné Excelovské tabulce. A teď … Když máš za měsíc 10 zakázek tak je to OK, tak je to v pohodě, tak se to dá uhlídat. Ve chvíli, kdy těch zakázek jsou už desítky, kdy zpracováváš 50-100 nabídek a zakázek měsíčně a posíláš jsi to s dalšími 3-5-10 lidmi ve firmě, každý ten excelovský soubor nějakým způsobem upraví a pošle zpátky, tak je to chaos. A tohle může být ten impuls, kdy si majitel procesu nebo firmy řekne „vždyť to nemusíme dělat takhle, my bychom na to mohli mít nějaký systém“. To je ten bod ... To je "dejte mi pevný bod a já pohnu zemí" … To je ten pevný bod, kterým můžeme pohnout tím chaosem ve firmě. Řekneme si OK, tak pojďme začít nebo pojďme změnit jenom malou část ve firmě. Pojďme ji změnit tak, abychom odstranili e-maily a excely. Potom můžou být dvě cesty, jak to vyřešit. První, že se implementuje nebo postaví nějaký systém, který celé zpracování a zadávání zakázek směrem třeba od obchodu k výrobě zajistí. Anebo pokud ta firma už užívá nějaký CRM systém, tak se CRM systém rozšíří o nějakou část, která může zajistit právě ten koloběh informací. Příklad, který jsem uvedl, je z pohledu přepnutí z "nemám nic automatizovaného" do "mám už něco automatizovaného" strašně přirozený. Ta firma k tomu dospěje sama a jediným mým úkolem je jim napovědět nebo našeptat „hele ono by se dalo dělat takhle, podívejte, tady to vás zatěžuje, strávíte s tím hodiny a hodiny práce, pojďme se zamyslet nad tím, jak to dělat, jinak.“


Jaké oblasti jsou automatizaci zaslíbené?

Martin Hurych

Jedna oblast jsou tedy zakázky a CRM. Jaké jsou potenciální další oblasti, kde vidíš nejčastější a nejrychlejší kroky vpřed? Když jsem opravdu nepolíbený, kam mám zaměřit svoji první pozornost a koukat, jestli mi to tam funguje nebo nefunguje? Spousta z nás má tunelové vidění. Něco děláš 15 let a mnohdy máš pocit, že to máš doladěný do nejmenších detail. Ani tě nenapadne, že by něco mohlo být rychlejšího... Kde jsou, řekněme v menších a středních firmách, typické neurologické body, kde je dobré znovu kouknout mimo krabici a podívat se, jestli mi to opravdu funguje dobře nebo ne.

Eduard Hlava

Obchodní proces obecně a práce se zákazníkem. Potom předávání informací. Směrem od zákazníků dovnitř firmy, předávání informací uvnitř firmy a potom směrem zase zpátky k zákazníkům. Zase uvedu příklad. Tvorba nabídek. Dělal jsem už několikrát. Představ si, že máš v CRM nějaké příležitosti a zákazníky. Každý zákazník má trošku jiné požadavky. A ty pro každého zákazníka vytváříš nabídku... A teď stav před automatizací ... Každou nabídku vytvoříš tak, že uděláš kopii předchozího dokumentu. Ten upravíš, vyměníš jméno, cenu, položky nabídky, uděláš z toho PDF a pošleš mailem zákazníkovi. Hrozná práce, mnoho prostoru pro chyby. Ale dá se to řešit tak, že nabídku vygeneruje přímo CRM systém, který používáš. Protože informace, které tak či tak v tom systému musíš mít – co nabízíš klientovi, kolik, jaký produkt atd. - tam už jsou. Vyrobit z nabídky v CRM soubor PDF, který se automaticky pošle zákazníkovi – je jeden ze základních kamenů obchodní komunikace, který se dá dobře automatizovat. Ještě v tomtéž obchodním procesu – automatizovat se dá komunikace s tím zákazníkem jako takovým. Pokud to není vyloženě byznys založený na osobním setkávání, kdy se během měsíce setkáš s třemi zákazníky a stačí to. Pokud je tam těch zákazníků opravdu desítky a stovky, tak je docela dobré si automatizovat proces komunikace se zákazníkem. Například flow-upy. Znamená to ... Odešlu mu nabídku a neřeším vůbec, že si mám za týden vytvořit úkol "zavolat zákazníkovi", zkontrolovat, jestli to četl, jaká reakce na nabídku. Mám automat, který mi to připomene sám. Totéž, pokud klient nijak nereaguje na nabídku, tak zase můžu poslat další email. Čili oblast obchodní komunikace směrem k zákazníkovi a od zákazníka se nabízí. Mám zkušenost, že spoustu věcí zbytečně dělají obchodníci. Jsou to činnosti, které může dělat automat. Samozřejmě nesmí se to přehánět. Možná jsi mi to tady teď chtěl shodit?

Martin Hurych

Naopak. Já k tomu dodám jenom za sebe a za obchod, že to má velmi blahodárný vedlejší efekt. To, že mi automat zjednoduší jako obchodníkovi nějakou práci znamená, že já do toho CRM velmi pravděpodobně musím zadat data, která bych jinak velmi pravděpodobně nechal ve své hlavě. Jako vedlejší produkt je konzistentnější a informačně našlapanější CRM.

Eduard Hlava

Děkuju za připomenutí a tady ten bod. Teď nevím, jestli je to vedlejší efekt automatizace nebo ten primární – že musíte tomu automatu jít naproti. Automat v zásadě nedělá chyby. Nemůže se překlepnout, nemůže napsat někam špatné čísl. On se chová tak, jak je vyroben, jak je naprogramován. Narozdíl od člověka. Člověk, když má v hlavě nějaký proces, tak je jeho přirozeností ten proces každý den trošku přiohnout. Aby automat fungoval správě a konzistentně, je potřeba aby pracoval se správnými a konzistentním daty. A to je jeden z aspektů automatizace. Vlastně vede, nechci říct nutí, ale spíš vede, lidi nebo měl by vést lidi, kteří třeba pracují se CRM systémem k tomu, aby data jednak měli úplný a v tom systému, a jednak aby data byla správná. Což je jedna věc. Ještě jenom poznámka k tomu, že to vede k tomu, aby automat fungoval správně … pokud nemá data, pokud nemá třeba v nabídce produkty nebo služby, které v nabídce mají být, nemůže poslat nabídku. Narozdíl od člověka. Člověk si může v podstatě poslat nabídku bez produktu, to je v pohodě. Automat to neudělá. Ale zároveň tě může upozornit na to, že je nějaká chyba a aby jsi ji opravil. Automat je takový parťák ... Nevím, jak to nazvat ... který vede firmu k tomu, že lidi tomu systému, kde mají data, třeba obchodníci, začnou důvěřovat. Tomu, že tam ty data mají, že systém CRM se stane tím jediným místem pravdy. Protože ví, že to tam je. Přesně jak jsi říkal. Že to tam musí zadat, jinak to nebude fungovat, nabídka se nepošle. A tím se vlastně přirozenou cestou zkvalitňují data, která firma zpracovává a má o klientech, zakázkách atd.


Jak automaticky vytěžovat dokumenty od zákazníků?

Martin Hurych

Takže jestli máte bordel v CRM, zařiďte si automatizaci a obchodníci vám konečně začnou plnit CRM. To je moje interpretace. Za tu se samozřejmě omlouvám. Disclaimer, to je moje osobní pozice, můj osobní komentář k věci. :)

Co když slyšíš "Edo, to je fajn, to jsou naše data, ale my automatizovat nemůžeme, protože dostáváme třeba data zvenku ve formě různých dokumentů, PDF, čehokoliv dalšího“... Co co potom s tím?

Eduard Hlava

Záleží na tom, co je to za data. Pokud dostáváš zvenku třeba objednávky nebo nějaké dokumenty, snadno čitelné, třeba formulář vyplněný do PDF a poslaný emailem, nebo i naskenovaný formulář na objednávání třeba energií nebo objednávání nějakých produktů atd., existuje poměrně hodně řešení na vytěžování dat tady z těchto dokumentů. Ať jsou to PDF dokumenty, nebo naskenované obrázky s formulářem. Existují řešení, která dokážou vytěžit data. To je fenomén posledních pěti šesti sedmi let. I v Čechách vyrostly firmy, která mají chytrá řešení na vytěžování dat. Pro mě celkem pochopitelně se většina firem zabývá vytěžováním dat z faktur. Těch obíhá asi nejvíc a je to oblast, kde digitalizace ještě neproběhla tak široce, jak bychom si představovali. Myšleno, že faktura se neposílá jako naskenovaný PDF nebo vygenerovaný PDF, ale posílá se jako datová věta, které rozumí automat. Tam máme ještě poměrně dlouhou cestu, dostat se do fáze, kdy se nebudou posílat obrázky s fakturou. Právě to je důvod, proč je hodně systémů na vytěžování dat faktur.

Zároveň existuje nepřeberné množství dokumentů typu faktura, ale není to faktura – objednávky atd. I ty se dají vytěžovat. A u toho nemusíme končit. Výsledek vytěžování se dá zase také automatizovat. To znamená, jakým způsobem reagovat na to, co je v té objednávce, a uzpůsobit další proces tomu, co se má s tím dokumentem dít. Například, pokud mám objednávku, prodávám třeba 5 typů služeb, automat si může číst data z toho dokumentu a na základě toho, co je vybráno nebo co si vybral zákazník, může přiřadit objednávku konkrétnímu obchodníkovi. Ten ji potom zpracovává. Odpadne úplně fáze toho, že někdo přepisuje data do nějakého systému. Z toho systému to přepisuje někdo další do dalšího systému atd. A teď přiznám, že nevím, na to jsi se ptal.

Martin Hurych

Co s tím? Jak tohle zapřáhnout do automatizace? Před závorku ještě jedna malá otázkám. Předpokládám tedy, že jde vytěžit i čmaropis? Pokud i já mám jako obchodník nějaký k