Nekupujte nové ERP. Ještě ne.: Roman Palidrab & Slavomír Krafčík (#240)
- před 1 hodinou
- Minut čtení: 8
Koupit nové ERP je překvapivě snadné.
Mnohem těžší je přiznat si, že problém většinou není v právě v něm.
Pokud vedete nějakou firmu, nebo někoho takového znáte, tohle vám bude povědomé. Lidé si stěžují, že software už nestačí. Data jsou rozházená po Excelech. Obchod používá něco jiného než výroba. A do toho na vás ze všech stran útočí AI, automatizace a další technologické novinky.
Pak přijde logická úvaha: „Potřebujeme nový datový mozek firmy. Nové ERP.“
Jenže co když je to špatně? Co když byste místo výměny ERP měli nejdřív změnit procesy? Co když je větším rizikem závislost na dodavateli než samotný software? A co když AI bez správných dat pouze zrychlí chaos, který už ve firmě máte?
Právě o tom jsem si povídal s Romanem Palidrabem a Slavem Krafčíkem ze společnosti Šifra.sk. Firmy digitalizují už řadu let a viděli desítky projektů, které uspěly i selhaly. Proto jsem z nich zkoušel dostat co nejvíc:
🔸 Proč nové ERP často neřeší skutečný problém firmy?
🔸 Jak se vyhnout závislosti na jednom dodavateli nebo systému?
🔸 Proč je API důležitější než dlouhý seznam funkcí?
🔸 Jak přemýšlet o AI, datech a digitalizaci jako majitel firmy?
🔸 Kdy měnit systém a kdy pouze workflow?
Pokud právě řešíte ERP, CRM, AI nebo jakoukoli větší digitalizaci firmy, doporučuji poslechnout až do konce. Jedna špatná technologická volba vás může stát ztracené roky práce a z okna vyhozené miliony.
AI není cíl, ale cesta
Ve firmách se dnes často řeší, kde a jak nasadit AI, jenže přitom chybí i základní pořádek v procesech, datech a systémech. A právě o tom byl celý rozhovor: jak si postavit digitální firemní ekosystém tak, abyste nebyli uvěznění v jednom systému, u jednoho dodavatele nebo na jednom člověku, který jediný ví, jak všechno funguje.
Hlavní myšlenka byla jednoduchá: digitalizace není produkt, který si koupíte. Je to dlouhá cesta. A ještě přesněji: digitalizace není cíl, je to proces.
Martin zároveň připomněl, že podle mezinárodních průzkumů kolabuje při implementaci AI do firmy většina projektů, často víc než 3/4. Důvodem nebývá samo AI, ale stav firmy, na který se AI jen „nabalí“. Pokud nejsou vyjasněné procesy, data a odpovědnosti, technologie problém nevyřeší.
Kdo jsou hosté ze Šifry
Hosty byli Roman Palidrab, CEO projektu Shifra.sk, a jeho kolega Slavo Krafčík, CTO projektu. Martin si z nich hned v úvodu udělal i lehkou jachtařskou metaforu: kdo se stará o loď, kdo o klienty, kdo o kormidlo a kdo rozdává „prášky proti nevolnosti“. Tím se rozhovor hezky uvolnil, ale jádro zůstalo velmi praktické.
Jak Šifra vznikla
Od telekomu k digitalizaci
Roman vysvětlil, že Šifra vznikla transformací jejich původního působení. Oba se poznali u telekomunikačního operátora, v době, kdy se trh rychle měnil, produkty se komoditizovaly, zákazníci přestávali kupovat řešení a začali kupovat hlavně cenu. Do toho nastupoval cloud a cloudové služby.
Právě tehdy začali řešit, jak si sami zjednodušit práci. Potřebovali procesy, které jim pomohou zvládnout obchod i provoz zároveň. Objevili platformu typu software as a service, která šla poprvé opravdu dobře customizovat, a díky tomu si dokázali upravit vlastní fungování.
Z toho pak vznikla další logická věc: když už jim to pomáhá interně, proč to nenabídnout i klientům? A tak z obchodní činnosti vznikl projekt Šifra.
Nejsou codeři, ale procesní a obchodní lidé
Oba zdůraznili důležitou věc: nejde o to, že by sami kódovali. Jejich síla je v tom, že rozumí procesům, obchodu a tomu, jak digitalizace dopadá na firmu jako celek. Pracují s vývojáři, ale jejich role je hlavně na úrovni návrhu, procesu a nastavení správného směru.
Proč firmy končí v problému
Jedna velká raketa, nebo spousta malých nástrojů
Martin otevřel dvě typické cesty, které v praxi ve firmách vídá:
Firma je rozstřelená, systémy si nefungují, a tak koupí velké ERP a celá firma se začne ohýbat kolem něj.
Firma si skládá nejlepší CRM, HR systém, fakturaci a další nástroje zvlášť.
Podle Romana ani jedna cesta sama o sobě není odpověď. Klíčová otázka je jiná: jak si postavit systém tak, aby firma nebyla dlouhodobě závislá na jednom dodavateli, jednom systému nebo jednom člověku.
Vendor lock-in není jen technický problém
Velké téma byl vendor lock-in. Firmy často používají systém 5, 7 nebo 10 let a měnit ho nechtějí, protože je to náročné. To samo o sobě nemusí být problém. Problém nastává, když:
systém nemá API,
data z něj nejdou rozumně vytáhnout,
nikdo neví, jak je strukturovaný,
nebo všechno drží jedna malá firma, která to nikde nepopisuje a její jediný člověk je nepostradatelný.
To je podle hostů horší než být „jen“ na jednom ERP. Protože pak nejste závislí jen na systému, ale na celé firmě kolem něj.
Jak přemýšlet o firemním systému
Začíná to na firmě, ne na softwaru
Roman zdůraznil, že je potřeba přemýšlet úplně opačně, než dělá mnoho majitelů. Neptat se nejdřív „jaký software si koupit“, ale:
co firma skutečně potřebuje,
jaký je její hlavní core proces,
kde vznikají výnosy,
kde vstupují náklady,
kde se data rodí a kam se vracejí.
Firma na konci dne potřebuje, aby jí vycházely faktury, pokryla mzdy, energie, nájmy, leasingy a další náklady. Z toho se zpětně určuje, jak má vypadat systém.
Centrální mozek a procesní chapadla
Přirovnání, které v rozhovoru zaznělo, bylo velmi výstižné: firma má mít centrální datový mozek, často v podobě ERP nebo ekonomického systému, a kolem něj procesní „chapadla“:
marketing přivede lead,
obchod ho zpracuje,
vznikne cenová nabídka,
následuje smlouva nebo objednávka,
pak projekt, výroba, nákup materiálu, práce lidí,
a nakonec fakturace a účetnictví.
To je podle hostů přirozený tok, který má být procesně zmapovaný a napojený na data.
ERP, CRM a hybridní model
Jeden systém na všechno neexistuje
Shodli se, že jeden ERP systém, který by dělal všechno dokonale, neexistuje. Kdyby existoval, byl by extrémně drahý a stejně by trvalo dlouho, než by se vyvinul.
Proto dávají větší smysl specializované nástroje, které jsou nejlepší v konkrétní oblasti – ale musí spolu umět komunikovat. Firemní filozofie Šifry je tedy spíš hybridní model: jeden centrální systém, kolem něj další nástroje a mezi nimi kvalitní integrace.
ERP bývá silné v jádru, CRM v obchodě
ERP je často dobré pro:
sklady,
výrobu,
plánování,
finance,
objednávky,
fakturaci.
CRM je typicky silnější v obchodě, péči o zákazníka a práci s leady. Jenže v praxi záleží na tom, aby tyto systémy mezi sebou hráli dohromady.
Pokud je ERP s API, integrace se výrazně zjednoduší. Pokud API nemá, nastává problém už při zadání. I proto Šifra často pomáhá firmám rovnou s tím, jak má API nebo integrace vypadat.
Co dělat před změnou systému
Nejdřív si zmapujte proces
Martin se ptal, jak má majitel firmy uvažovat ve chvíli, kdy stojí před změnou systému. Hosté doporučili:
nevezmi to jako nákup software,
ale jako změnu procesu,
nejdřív si pojmenuj, co je problém,
zjisti, zda jde o proces, nebo o samotný nástroj,
a až pak vybírej řešení.
Pokud problém není v systému, ale v procesu, pak nepomůže ani nový software. V takovém případě je potřeba konzultant, který pomůže proces přenastavit.
Vizualizace je dnes obrovská výhoda
Roman zmínil, že dnes je díky AI a moderním nástrojům obrovská výhoda ve vizualizaci procesů. Majitel firmy si může velmi rychle ukázat, jak proces vypadá dnes a jak by mohl vypadat po změně. To je klíčové, protože:
lidé lépe reagují na obrázek a model než na abstraktní popis,
dříve bylo složité vše vysvětlovat na dlouhých specifikacích,
dnes lze rychle ukázat proof of concept a zjistit, zda to dává smysl.
Jaké požadavky má mít firma
Nechte si popsat hlavní tok firmy
Hosté doporučili, aby si majitel firmy před zadáním systému ujasnil hlavní tok:
odkud přichází poptávka,
kdo ji zachytí,
jak vznikne nabídka,
jak probíhá schválení,
zda se generuje objednávka nebo zálohová faktura,
co se děje dál ve výrobě nebo v realizaci,
kde vzniká zákaznický servis.
Tohle není o tvorbě 300stránkové procesní mapy. Stačí rozumný přehled toho, co se ve firmě děje, kde vznikají data a kde jsou bolestivá místa.
Nebudujte všechno najednou
Další důležitá myšlenka: nebavíme se o tom, že se musí hned předělat všechno. Naopak. Osvědčuje se:
vybrat jednu část procesu,
udělat ji pořádně,
získat data,
odzkoušet fungování,
a teprve potom přidávat další část.
To je výrazně bezpečnější než velký třesk, který firmu může položit.
Co dělá AI v tomhle modelu
AI jako nadstavba nad daty
AI tu není hlavní systém, ale nadstavba nad datovou vrstvou. Šifra se snaží nevyměňovat celé ERP hned na začátku. Místo toho vytvoří nad stávajícími systémy datovou vrstvu, která:
tahá potřebné informace z ERP nebo ekonomického softwaru,
propojuje systémy,
a nad tím umožňuje běh inteligence, automatizací a dalších funkcí.
To je podle hostů mnohem rozumnější než snažit se okamžitě přepsat celou firmu.
Kdy má AI smysl a kdy ne
AI je podle Romana velmi užitečná, když:
je jasný proces,
je jasné, jaká data kde jsou,
a firma ví, co chce zjednodušit nebo automatizovat.
Naopak pokud firma neví, co vlastně potřebuje, AI sama o sobě nepomůže. Nejdřív je třeba pojmenovat bolest, teprve pak řešit technologii.
Kdy měnit systém a kdy ne
Nejprve změňte workflow, ne celý software
Hosté doporučili velmi praktický přístup: pokud firma má problém v jedné části procesu, není nutné hned měnit celý software. Často stačí:
upravit workflow,
napojit ho na stávající systém,
a teprve v čase přemýšlet o větší změně.
To je podle nich také cesta, jak snížit odpor lidí. Když už vidí, že nový díl procesu funguje, snáz přijmou další kroky.
Lidé musejí nový systém začít používat
Nejdůležitější není jen výběr nástroje, ale to, aby ho lidé opravdu používali. Bez toho je i ten nejlepší systém k ničemu. Změna musí být:
vysvětlená,
vizuálně srozumitelná,
procesně pojmenovaná,
a podporovaná managementem každý týden, každý měsíc.
Digitální audit jako vstupní krok
Audit pomůže pojmenovat problémy
Šifra má na webu připravený digitální audit, který má firmě pomoci rychle identifikovat, kde jsou problémy. Audit trvá asi 10 až 15 minut, zadá se IČO a systém naznačí, co by se dalo zlepšit.
Výstupem je report v několika oblastech a následně je možné navázat konzultací.
Kontext rozhoduje
Hosté ale upozornili, že samotný report nestačí. Důležitý je kontext, tedy doplnění, jak firma skutečně funguje. Když firma vyplní konkrétní nástroje a procesy, dostane mnohem užitečnější výsledek, který ji může reálně posunout.
Co si má majitel firmy odnést
Změna je hlavně o odvaze
Jedna z nejsilnějších linek rozhovoru byla, že firmy se často bojí měnit software, protože to znamená:
vysvětlit změnu lidem,
opakovaně komunikovat proč,
zvládnout odpor,
a udržet kurz i několik měsíců.
Ale když se změna uchopí správně, je to mnohem méně bolestivé, než se zdá.
Nehledejte zázrak v nástroji
Hlavní poselství rozhovoru:
nezačínejte nákupem softwaru,
začněte procesem,
identifikujte bolest,
zmapujte tok dat,
zjistěte, jestli jde o problém v nástroji, nebo v procesu,
a až pak vybírejte technologii.
To je podle Romana a Slava jediná udržitelná cesta, jak vybudovat firmu, která není závislá na jednom systému, jedné firmě ani jedné osobě.
Rychlý závěr a tři krátké odpovědi
Na závěr Martin položil tradiční rychlé otázky.
Co by mělo viset nad kávovarem?
Roman Palidrab: Optimalizace.
Slavo Kričfaluek: Digitalizace není cíl, je to cesta.
Kniha, která změnila pohled na byznys nebo život
Roman zmínil knihy a historické souvislosti, které mu pomáhají chápat, jak technologie mění lidské fungování. Konkrétně ho zaujal pohled na vývoj od elektřiny přes elektromotor až po software a AI.
Co si odnést z celého rozhovoru
Pokud si z tohoto dílu chcete odnést jednu věc, pak tuto: firma má mít jasný proces, data a otevřený systém, ne zázračný software. Nejdřív si ujasněte, co ve firmě opravdu potřebujete. Pak teprve vybírejte nástroje.
Martin Hurych:
A pokud vás baví podobné pohledy na strategii, obchod, inovace a práci s lidmi, zvažte odběr newsletteru můj notes. A jestli vám tenhle rozhovor přinesl nový úhel pohledu, dejte mu like, odběr a pošlete ho dál někomu, komu může pomoct.
(automaticky přepsáno Beey.io, upraveno a kráceno)
