top of page

098 | KAREL DYTRYCH | JAK SE VYHNOUT TYPICKÝM PROBLÉMŮM PROJEKTOVÉHO MANAGEMENTU



Tak nám tu zase něco naistalovali. Prý to vyřeší všechna naše trápení. Jenom kvůli tomu musíme překopat kompletně všechny procesy. A naučit se naši práci klikat v novém prostředí. Hrom do toho, co je to zase napadlo? Kdy na tohle všechno mám brát čas? A nechtěli by si to jako dělat sami, když se jim to nelíbí?


Takové reakce často sleduji (nejen) při zavádění nástrojů pro správu úkolů, případně celý projektový management. Jsou vlastně logické. Každý nový nástroj je změna. A změny my lidé k smrti neradi.


Proto jsem si do Zážehu pozval mistra. Karel Dytrych z projektu Freelo.io nejen jeden nástroj na správu úkolů vyvíjí a provozuje, ale sám ho i používá a v ostatních firmách konzultuje, jak jeho a podobné nástroje správně implementovat do firemního života. Zkušeností i zábavných historek má na rozdávání. Proto jsem vyzvídal …


🔸 Jaké jsou typické problémy v projektovém managmentu?

🔸 Jak správně implementovat nástroj na správu úkolů?

🔸 Kdy zvolit univerzální nástroj a kdy specializované pro jednotlivá oddělení?

🔸 V čem Freelo nedodržuje vlastní doporučení?

🔸 Jak překonat averzi týmů ke změně?

🔸 Kam Freelo míří?


Karel si pro vás připravil i naprosto exkluzivní bonus „20 tipů, jak organizovat práci v týmech


A to není všechno! Při zadání kódu ZAZEH20 u registrace Freelo.io získáte slevu 20% na celý první rok. Sleva platí do konce srpna 2023!



 

BONUS 20 TIPŮ, JAK ORGANIZOVAT PRÁCI V TÝMECH (Kód bonusu: 20TJOPT)

 

PŘEPIS ROZHOVORU


Martin Hurych

Dobrý den. Já jsem Martin Hurych a tohle je další Zážeh. Dnešní Zážeh věnujeme projektovému managementu a pracování na úkolech, komunikaci v týmu a efektivitě týmu. Když se budeme bavit o těchto tématech, tak s nikým menším než s Karlem Dytrychem, dobrý den.


Karel Dytrych

Dobrý den, Martine. Díky za pozvání.


Co dcerka Karla naučila do podnikání?


Martin Hurych

Karel je kapitánem společnosti Freelo Bay alias projektu Freelo.io. Než se pustíme do Freela a do témat, která jsem říkal, gratuluji, Vy máte relativně novou dcerku v rodině. Napadlo mě, když ji fotíte, nebo točíte a přemýšlíte o tom, co Vám dala kromě rodinného života, tak co Vás třeba naučila do podnikání?


Karel Dytrych

V prvé řadě děkuji, ale to je hodně těžká otázka hned ze začátku. Řekl bych rozhodně trpělivost, to je jedna z vlastností, kterou teď dost rozvíjí. Trpělivost je důležitá, protože si dovedu představit dost projektů mých kamarádů, se kterými jsem začínal podnikat před 15, 20 lety, které by nebyly dokončené, kdyby nebyli trpěliví. Když vezmu třeba Freelo a příjmy Freela za první rok, tak jsme se také bavili o tom, jestli se to někdy zlomí, protože pokud bude pokračovat tato trajektorie, tak to není úplně nejlepší byznys. V podnikání je potřeba vydržet a být trpělivý.


Co ho vedlo k založení Freela?


Martin Hurych

Vy těch firem máte víc, my se dnes budeme soustředit na Freelo. Když už jsme u těch těžkých otázek, napadla mě další. Bezpochyby dnes máte hlavně v Čechách a na Slovensku velmi silné postavení, nicméně na těch úplných začátcích by mě zajímalo, co Vás vůbec vedlo k založení Freela. Nástrojů na management tasků je celá řada, každý máme nějaký svůj oblíbený. Já jsem na ClickUpu, měl jsem Trello, spousta lidí je na Asaně, nedají na ni dopustit, pár kamarádů je třeba na Monday.com. Co Vás vedlo k tomu pustit se do relativně přeplněného trhu, jaká byla motivace?


Karel Dytrych

Já to řeknu úplně od samotného začátku, jak jsem se k tomu dostal. Já jsem předtím vedl digitální agenturu, asi 20 lidí, spousta paralelních projektů, takže spousta řízení a přestože jsem byl CEO, tak jsem měl i v e-mailu podpis project manager. Tenkrát jsme si interně naprogramovali takové vlastní před-Freelo, kdy akorát vzniklo Trello. Potom existoval Basecamp, ten byl zase strašně jednoduchý a já jsem tam měl takovou vizi, aby tam byl i time tracking a v té době tomu nic nevyhovovalo. Byl nějaký Redmine, který zase neměl pěkné grafické rozhraní, a grafici mi to raději posílali do mailu. Udělali jsme si tedy takové agenturní před-Freelo, ale v tom ještě nebyla vůbec myšlenka, že z toho bude produkt.

Potom za mnou přišli moji co-foundeři a řekli, že by chtěli udělat dlouhodobý projekt, který budeme sami používat, takže sami sobě budeme klientem, což je potom v tom týmu veliká výhoda. Každý člen firmy vidí ten produkt, zlepšuje ho, dává k tomu feedback a je to určitě něco jiného, než když máte 30 lidí, kteří dělají nástroj třeba pro důchodce a nikdo si to nedokáže reálně představit. To je tedy jedna taková premisa a potom to bylo něco, co i ti klienti budou používat dlouhodobě, budou se do toho vracet a bude jim to dávat velikou přidanou hodnotu. Moji kolegové hledali něco, co by tohle splňovalo, ale moc těch oblastí ve finále není, aby to naplňovalo všechny tyto věci. Šel by řešit nějaký helpdeskový nástroj, CRM, ale moc jiných možností není.

Chtěli jsme to spustit samozřejmě trošku specializované, Freelo se to jmenuje, protože to měl být původně nástroj pro freelancery. Dělali jsme si nějaký průzkum trhu a věděli jsme, že jdeme do zaplněného trhu, protože v mezičase se právě objevil Monday, Asana, ale samozřejmě těch 8 let nazpátek ty nástroje vypadaly trošku jinak. Šli jsme tedy zcela vědomě do toho, že to nebude přelomový nástroj, ale bude to dlouhodobý udržitelný byznys, budeme si to bootstrapovat, ale nebude to žádná raketa na prodej. My jsme s tím takto spokojení a výhodou je, že se my tři co-foundeři potkáváme hodnotově, že nám jde o nějakou udržitelnost, zdraví, dlouhodobost, takže to dobře funguje a od samotného začátku jsme na fajn trajektorii. Myslím si, že děláme dobrý nástroj, který opravdu pomáhá firmám, takže se dá podnikat i takto. Samozřejmě to není nic pro Forbes, protože to není až tak cool, tam člověk musí zdominovat celý svět, což my víme, že se nejspíš nestane, ale věříme, že zanecháme viditelnou stopu i v zahraničí.


Proč se rozhodli firmu rozvíjet pouze z vlastních zdrojů?


Martin Hurych

To bezpochyby, kdybych tomu nevěřil, tak tu dnes nejste. Napadla mě ještě jedna věc a Vy jste to tam už zmiňoval, já to řeknu hezky česky, Vy jste se rozhodli, že svoji firmu porostete čistě z vlastních zisků, vlastního cash flow. Co Vás k tomu vedlo a když se podíváte zpátky, nelitujete trochu, že jste nevybrali peníze a neovládli ten svět třeba o chvilku dříve?


Karel Dytrych

Nějaká taková myšlenka se určitě jednou za čas objeví a to samozřejmě i u spousty jiných témat. Tady jde o to, co člověka obecně motivuje v životě a více peněz nebo známější obličej vám nutně nemusí přinést šťastnější život. Že bychom toho tedy litovali, tak to určitě není, je to spíše takové to mentální cvičení, jak by to asi vypadalo, kdyby to bylo celé jinak. Je to tím, jak jsme nastavení, to téma je vlastně úplně skvělé, produktivita a propojení aplikací a projektové řízení a pestrá paleta projektů. Jednou třeba řešíme, jaké je projektové řízení v automotive a potom se člověk přepne a konzultuje s CZC, kde paralelně dělá marketing spousta lidí a frčí jim tam procesy. Jestli to zůstane na nějakém československém úspěchu, nevadí, ale děláme samozřejmě všechno pro to, abychom byli světoví. Pro kontext ale například Asana, kterou jste tady zmiňoval, má 1 600 lidí a Freelo má 30 lidí, takže je tam veliký disbalance. Četl jsem ale jejich finanční výsledky a byli asi 340 milionů dolarů ve ztrátě a my to bootstrapujeme na nule. Cíl Asany určitě řeší úplně jiné věci a není to asi něco, co by kohokoliv z nás zakladatelů bavilo, my jsme pořád ještě hodně ponoření do toho produktu a to nás baví.


Jaké jsou typické problémy v projektovém managmentu?


Martin Hurych

Já bych se chtěl dnes věnovat tomu, do čeho máte evidentně vhled, ať už konzultujete firmy, nebo pomáháte na helpdesku vyřešit nějaký problém. Vy jste tady sám zmiňoval, že jste rozkročení napříč obory, protože jak jste správně říkal před natáčením, úkol je všude. Co jsou typické problémy středních firem v rámci projektového managementu?


Karel Dytrych

Co se opakuje na spoustě těch mítinků, jsou problémy v komunikaci. Nejsou nastavená nějaká pravidla, jak se co řeší, takže potom jeden člověk dělá úkoly, druhý posílá maily a třetí píše na WhatsApp. Nejde ale jen o problém nástrojů, jde hlavně o ty lidi. Já znám busy lidi a chápu, že jsou busy, ale potom napíší svým kolegům 5, 6, 7 slov a dojde tam k různým nepochopením. Je to vtipné, že to není ani tolik o tom nástroji, ale je to o tom, jak ti lidé jsou nastavení a komunikují. Je to však docela snadno řešitelné, jenom je potřeba do toho týmu vnést nějakou kulturu a pak se ji hlavně snažit dodržovat. Lidé se kolikrát nadchnou pro spoustu věcí, kdy třeba řešíme nějakou integraci a člověk pak zjistí, že po půl roce už ta disciplína v tom vyplnit všechny kolonky ve všech systémech, aby to správně pasovalo na sebe, chybí.

Potom je veliký typický problém, že na to není čas, rozpočet, nebo ten člověk, takže se ty zakázky nějak dějí, ale pokulhává to a je to důsledek toho, že na to není člověk, nebo na něj nejsou peníze. Kolikrát máme konzultace s velikou firmou a my nekonzultujeme s projekťákem, ale konzultujeme s head of marketing. Je tam dost projektů, ale oni zkrátka nikoho nemají. Samozřejmě čím menší firma, tím více klobouků tam ti lidé mají, ale je škoda tam toho člověka nemít.


Jak nastavit komunikaci v PM?


Martin Hurych

Napadla mě jedna otázka, když jste mluvil o WhatsAppu. Jak často se Vám stane, že někdo zapíše v rámci komunikace všechno, co je potřeba, do Freela a potom ještě posílá e-mail, nebo WhatsApp, aby se extra událo to, že se někde něco má udát? Já totiž z vlastní zkušenosti to pořád hodně často vidím. Pošli do Slacku, že to tam je, když to bude urgentní. Setkáváte se s tím také?


Karel Dytrych

Setkávám, ale zase nechci říct, že to musí být nutně špatně, protože je to o těch pravidlech, kterými by se ta firma měla řídit. My také třeba k Freelu používáme Slack, ale jsou taková pravidla, že do Slacku nepatří úkoly. Pokud je to tedy věc, která je potřeba, aby se stala, aby ji někdo musel odfajfknout, aby se to dalo snadno dohledat, aby se k tomu někdo vrátil, tak máme pravidlo, že to patří do Freela. V tom streamu těch zpráv to je bez šance, aby v tom šlo něco kvalitně najít. Slack mohu použít na to, abych někomu například něco připomenul, nebo pokud je nějaká naléhavá situace. Rozhodně to má své místo. My se snažíme Freelo držet takové asynchronní, aby ti lidé tam měli ty úkoly a moc toho tam na ně neskákalo a neviděli se s těmi zelenými kolečky. Snažíme se tam přinést ten faktor klidu.


Jak správně implementovat nástroj na správu úkolů?


Martin Hurych

Vy jste před natáčením říkal, že implementace projektového nástroje, nástroje na management úkolů mnohdy přináší překopání firmy, nebo komunikace v rámci firmy. Jak by to tedy mělo správně vypadat, když už si takový nástroj vybírám?


Karel Dytrych

To je veliké téma, my to řešíme neustále a ta odpověď není přímočará. Vždy záleží hlavně na té firmě, na co jsou zvyklí, jestli tam jsou lidé, kteří jsou IT úplně friendly, nebo je to stavební firma, kde mají fax vedle tiskárny a večer si tam odfajfkovávají všechny papíry s objednávkami. Také hodně záleží na velikosti toho týmu, protože pro 20 lidí a pro 400 lidí ten proces samozřejmě vypadá úplně jinak. Ty scénáře jsou různé, ale je potřeba to vždy dobře odkomunikovat.

Potom také záleží, jestli se udělá Big Bang, nebo s tím začne fungovat třeba board a marketing, což jsou většinou takoví friendly lidé tyto nástroje a postupně se to bude dál implementovat. Je tedy důležité si udělat nějaký scénář, nějaký checklist, postup, jak na to jít. My třeba děláme každý týden webinář pro lidi, takže je možné všem říct, aby se ve středu podívali a potom udělat nějaký společný workshop, který bude přímo mířený use casy té firmy.


Kdy zvolit univerzální nástroj a kdy specializované pro jednotlivá oddělení?


Martin Hurych

Občas mám trochu pocit, že když se takovýto nástroj nasadí, tak se to zvrhne v generování více úkolů, o kterých mnohdy člověk ani neměl ponětí, že v rámci firmy jsou. Znám pár firem, které podobný nástroj využívají úplně na všechno, HR, CRM a ve většině těchto nástrojů je kanban, jsou tam nějaké procesy a tak dále. Kdy jít do univerzálního nástroje a všechno si postavit v rámci třeba Freela a kdy se zamyslet nad tím, jestli už se nespecializovat a na obchod, na HR si vzít specializované systémy, ve kterých bude fungovat jen ten konkrétní tým?


Karel Dytrych

Já bych si sepsal nějaké plusy a minusy, co od toho softwaru nějakým způsobem potřebuji. Pokud to bude daleko od nějakého jednoho univerzálního nástroje na všechno, tak bych určitě volil tu speciální věc na tu danou speciální oblast a neohýbal bych to. Samozřejmě podepisuji pravidlo, že méně softwaru je rozhodně vždy lepší, ale rozhodně ne za cenu toho, že to nebude na tom dennodenním používání vyhovovat, tak by to být nemělo. Pokud je to proveditelné a je to třeba 90 % toho, co by dělala ta speciálka, tak bych do těch speciálek asi úplně nešel, ale bude to podle mě asi docela trend. Teď jsem četl do budoucna, že když máte CRM, project management a další věci, tak se to bude ještě dále štěpit. Bude tedy CRM pro právníky, projektové řízení pro zdravotníky, takže to bude možná trošku budoucnost.


Co držet v mailech a co v nástroji na správu úkolů?


Martin Hurych

Posluchači a diváci vědí, že já používám Pipedrive a Pipedrive jde také směrem task managementu. Znám lidi, kteří si postavili velmi pěkné CRM ve Freelu, v Trellu a v čemkoliv dalším, takže bude určitě zajímavé to sledovat. Jak jsem Vás poslouchal, tak mě napadla ještě jedna věc, možná pro Vás bude stokrát ohraná, nicméně Vy jste říkal, že problém není v nástroji, ale v komunikaci. Co držet v mailech a co držet v nějakém nástroji na zpracování úkolů? Já k tomu dám pozadí, často vidím, že dotáhnou firmu ještě k nějakému kanbanu a nejčastěji je to nástěnka kanbanu Buffer, ale ty úkoly k tomu si přeposílají mailem. Je tedy nějaké zlaté pravidlo, jakou komunikaci držet v mailech a jakou komunikaci navždy přesunout do těchto nástrojů, o kterých se bavíme?


Karel Dytrych

Typicky bych asi určitě řekl, že většině firem bude fungovat to, že interní komunikace do mailu nepatří, protože to je zbytečné. Doporučil bych to i u externích spoluprací, které jsou dlouhodobé. Teď klidně nebudu ani mluvit o nás, my s každým, s kým máme delší spolupráci, tak většinou je nějaký projekt, i když je tam jenom pár tasků, tak je čisto na stole, ale funguje to i plno klientům. Mohu zmínit třeba FotoŠkodu, s nimi jsem to řešil častokrát, u nich právě Nikon, Olympus a další jejich partneři častokrát přecházeli na úkoly a hodně jim to také zafungovalo. Já se to snažím minimalizovat, snažím se, aby mi mailů chodilo co nejméně a jedu tam nějakou hygienu, že jednou za měsíc se to snažím dostat do nějakého inbox zero, což je takový nedosažitelný cíl. Jednou za rok to ale udělá člověku radost, když tam tedy ve finále nic není, ale to přeposílání mailem, to je zlo, to bych zakázal.


V čem Freelo nedodržuje vlastní doporučení?


Martin Hurych

Napadla mě taková poťouchlá otázka. V čem Freelo nefunguje ve Freelu? Vy jste říkal, že jste chtěli dělat nástroj, který sami využíváte, tak kde třeba sami nedodržujete to, co hlásáte navenek? Většinou kovářova kobyla chodí bosa, tak jak se daří, nebo nedaří držet tato pravidla v rámci Vašeho týmu?


Karel Dytrych

My jsme na sebe docela drsní, takže si ta nedodržená pravidla hned dáváme sežrat. Mně se to zrovna děje docela často tím, že řeším hodně věcí. Kolikrát napíši něco ve Slacku a hned dostanu odpověď, abych to hodil do Freela. Myslím si, že tak by to mělo být v každé firmě, jak jsme se bavili o tom zavádění, měl by tam být minimálně nějaký jeden kapitán, který na ta pravidla dohlíží a rovnou cepuje. Děje se to tedy také, děje se to docela málo a my se snažíme to Freelo využívat na spoustu agend. Máme jeden veliký kanban na feedback od zákazníků, kde co sloupec, to nějaká část, třeba připomínky k API, nebo sloupce podle nějakých kategorií. To stejné potom směřuje do toho úkolu a vidíme tam ten counter, kdy pokud je tam už více feedbacků, tak se nad tím začneme zamýšlet. CRM v tom třeba sami nemáme. Máme tam třeba projekt na obchod, ale jsou to spíše takové rozvojové věci, jak má vypadat ta strategie, nebo pár úkolů, kdy chceme za každou cenu dostat nějakou firmu, protože nám přijde cool.


Martin Hurych

Co používáte za CRM?


Karel Dytrych

My máme vlastní, protože jsme takový specifický use case a žádné nám nevyhovovalo, protože máme třeba 1 000 registrací měsíčně a je to ve finále takový veliký průtokáč. Klasická CRM jsou udělaná na nějaký kanban, kde mám lead, teď jsem ho zkvalifikoval a tak dále, ale teď představte, že máte kanban o 60 tisících kartičkách, to úplně nefunguje. Ta klasická CRM jsou hodně na pár položek a my tam máme přetlak, takže jsme si udělali své jednoduché CRM, které funguje právě tak trochu na principu inbox zero. Padají tam kontakty, jsou v řádkovém seznamu a my si děláme potom preference, komu zavolat spíše.

Co se týče obchodu, my jsme to roky nedělali, dělali jsme marketing tak, že dobrý produkt se prodá sám, což jsme trošku přehodnotili v čase. Dobrý produkt se totiž třeba do enterprise neprodá úplně sám, oni si s někým pokecat chtějí. Po tom, co jsme tedy začali dělat obchod, tak máme teď dva obchodníky, zatím cílíme na tři, až najdeme někoho zkušeného. Buď tedy někomu zavolám a ten člověk zase zmizí a už není na očích, dokud se třeba za 14 dní nevynoří zase v jiném seznamu nějakého flow, nebo to zazdíme a ono to odpadne. Máme tedy takový speciální vlastní systém, na který jsme nenašli existující CRM. Myslím si, že obecně je asi prostor na hodně položkové CRM, kde nestojí za to někomu desetkrát volat, ale spíše jen nabídnout pomocnou ruku a snažit se automatizovaně obhospodařit co nejvíce lidí.


Jak efektivně uspořádat KANBAN?


Martin Hurych

Já se vrátím zpátky ke kanbanům, mimochodem jsem zjistil, že ne úplně všichni vědí, co je kanban, takže pro posluchače a diváky to je většinou ta první nástěnka, kterou člověk vidí s virtuálními lepíky. Mě napadlo, když jste říkal, jak máte ty interní rozvojové projekty v kanbanu, jak dlouhý je Váš nejdelší kanban? Kolik Vy nejvíce sloupků máte? Už jsem viděl hodně kreativní věci, kde po třináctém, patnáctém, sedmnáctém sloupku mi přijde, že už se v tom nedá udržet pořádek. Jsou tedy nějaká interní pravidla na to, jak veliký má být kanban, abych pořád věděl, co kde mám?


Karel Dytrych

Ještě záleží, jestli ten kanban opravdu slouží na ty stavy, nebo jestli to máte znásilněné jako my ten Freelo feedback, kde je těch kategorií 20, 30 právě k editoru, detail projektu, dashboardu, API a tak dále. Těch kategorií je tam docela hodně, ale není to standardní použití, že by potom někdo přejížděl a tu kartičku přesouval o 30 sloupců doprava. Řekl bych tedy kolem 10, 15, kdybych měl říct nějaké číslo, ale to si myslím, že je spíše zbytečné.


Martin Hurych

Dá se udržet na monitoru přehled? Já mám třeba ultraširoký monitor a spoustu věcí vidím. Pracujete s lidmi v týmu, kteří mají třeba notebook, a logicky je hromada věcí najednou ztracená. Mně se stává, že to, co je za pravou hranou monitoru, nedostává takovou pozornost, jakou by mělo. Proto se na to ptám.


Karel Dytrych

Já jsem k tomu chtěl ještě doříct, že vždy záleží, jestli to té dané firmě funguje a jak jsme se bavili o tom zavádění, tak si myslím, že tohle je téma, které by ta firma měla pravidelně otevírat. To by měl být proces, dělat v těch nástrojích úklid, dělat občas nějaký workshop, mít na to klidně projekt, ať tam lidé dávají zpětnou vazbu. My máme, já to vždy všem doporučuji, i onboardingový projekt, že když přijde nový zaměstnanec, tak dostane svůj projekt, svůj kanban a teď to tam sune zprava doleva. Přečte si o firemní kultuře, přečte si, jaká jsou pravidla úkolování, pravidla komunikace v celé firmě a tak dále. Myslím si, že je dobré mít to jako opakovaný proces, který je kdykoliv dostupný a který udržuji. Dovolím si malou reklamu, my jsme v tom docela dobří, máme tam šablony těchto věcí a ty mohu neustále udržovat v dobré kondici. Typicky dokončím projekt, něco se poučím, tak to v té šabloně hned zapracuji, že jsem si měl třeba udělat na začátku analýzu rizik, že když dělám Jizerskou padesátku, abych si vymyslel, co budu dělat, když bude +15.


Jak správně navrhnout strukturu nástroje na správu úkolů?


Martin Hurych

Představme si, že opravdu tedy měníme firmu z nějakých lepíků, e-mailů, nástěnek na něco, co je stoprocentně virtuální, nebo tak virtuální, jak je to jen možné. Jaká jsou ta obecná doporučení, jak si třeba v rámci různých týmů, které mám ve firmě, rozhodit kanbany a jak v rámci těch kanbanů rozhodit fáze? Kdy třeba Vy osobně, nebo ve Freelu doporučujete fázi versus štítek, nebo nějaký label? Určitě máte něco takového zpracovaného, protože webináře máte, lidi edukujete, tak jaká jsou Vaše doporučení?


Karel Dytrych

Je hrozně těžké něco doporučovat, protože záleží na okolnostech. Já k tomu chci přistoupit trošku opatrněji a řeknu, že není nic. Nemusí to ale nutně znamenat, že tady mám lejstra po stolech, ale spíše to mají třeba lidé v mailech a teď existuje whatsappová skupina, nějaké Google Docs, ale není žádné jedno místo. Myslím si, že není vůbec špatně začít tím, že si uděláme projekt, budeme mít jedno místo pravdy, tohle budeme sledovat, jednoduchý kanban, to pojedeme a to bude fungovat, když na tom budeme nějakým způsobem stavět. Takhle to zkusíme měsíc, řekneme si, co nám vyhovuje a nevyhovuje a podle toho budeme dělat úpravy. Při zavádění je dobré nechtít raketoplán, protože je to pak na ty lidi strašně složité a teď každý bude dodržovat 5 pravidel z 15, každý ještě úplně jiných 5 a nemá to smysl, nestojí to za to snažit se dosáhnout nějakého svatého grálu. Dovedu si to představit u nějakých ajťáků, kteří opravdu budou štítkovat a budou tam držet nějakou hygienu. Ve firmě, kde mám ale dvě asistentky, pár lidí v marketingu, něco v obchodě, tak typicky bude lepší začít nástěnkou a to potom rozdělit pro lidi v marketingu a v obchodu a na tom nějak stavět. Marketing vyhodnocuji, obchod nemá smysl vyhodnocovat, ti jsou vyhodnocení třeba finančně na konci, co prodají. Spíše je tedy lepší se tomu tématu věnovat, to si myslím, že je ten svatý grál a furt si říkat, jestli to vyhovuje a máme nad tím přehled. To jsou ty správné otázky, než že by existoval jeden způsob řízení.


Jak překonat averzi týmů ke změně?


Martin Hurych

Mám zkušenost asi ze dvou, nebo ze tří firem, že takovýto nástroj se podařilo relativně úspěšně rozjet, pokud byl na začátku nasazený na něco, co v té firmě do té doby neexistovalo. Byla to úplně nová věc, na které nikdo nelpěl a stavěla se úplně od začátku, nové oddělení, nový zahraniční projekt. Chytil to nový člověk, udělal si to jako nástroj sám pro sebe, nebo pro ten malý tým a odtamtud to začalo vzkvétat. Máte nějakou podobnou zkušenost? Mně totiž přijde, že když potom přijdete do opravdu velikého týmu a řeknete, že všechno bylo doteď špatně a od zítřka to budeme dělat konečně správně, tak to budí přirozenou averzi lidí ke změně.


Karel Dytrych

Je fakt, že lidé mají přirozenou averzi ke změně, protože pro ně je to náročné. Mozek má vybudované nějaké cesty, synapse a když buduje nové cesty, nové postupy, na které ten mozek není zvyklý, tak on se tomu bude bránit, protože to je energie navíc a on chce přežít, on si chce tu energii uchovat. To je tedy úplná lidská přirozenost a asi bych to klidně v týmu vždy i komunikoval, že to teď bude trošku bolet, ale bude to stát za to.

Ještě bych se chtěl vrátit k těm univerzálním pravidlům. Opravdu bych myslel na to mít tam ty templaty, opakovat je a na tom stavět. Když ten člověk totiž vidí, že stačí dva kliky a vyjede checklist o 20 věcech, že u e-mailu nemám zapomenout poslat a proklikat všechny odkazy, tak se mi nestane, že pošlu e-mail, který je sice krásně sepsaný, ale všechny odkazy nefungují.


Kam Freelo míří?


Martin Hurych

Já si myslím, že i s checklistem se to stane, zkrátka na jeden zapomenete, nebo máte pocit, že je to všechno správně a odkliknete. Jak jsme říkali na začátku, nástroj neřeší lidskou blbost. Kam s Freelem míříte, co se týče featur? Na webu jsem viděl, že máte něco nového, tak kde bude Freelo za rok touto dobou?


Karel Dytrych

Hezká otázka, teď si popravdě hrajeme s umělou inteligencí a chceme těm lidem dokázat, že se nejedná jen o marketing, ale že jim to může skutečně pomáhat. Ta myšlenka je taková, že třeba založím úkol a teď mi to samo navrhne 15 kroků, které to zahrnuje, abych si to odklikal. Když zkoušíme prompty v ChatGPT 3.5 Turbo, tak to dává opravdu relevantní věci. Vy tam třeba dáte, že chcete zpropagovat business podcast s Martinem a ono to tam opravdu vyhodí příspěvky na sociální sítě, nezapomeňte to dát do mailingu a ještě to vyhodnotí. Když se tam tedy dají správné prompty, tak to plno lidem může reálně pomoct.

Druhou věc máme od uživatelů, kteří chtějí zlepšit zadání. Já tam hodím jednu větu tak, aby ta druhá strana viděla, že jsem se na to úplně nevykašlal. To jsme také právě zkoušeli, že napíši pár slov a umělá inteligence mi rozepíše lepší zadání pro kolegu, vytuční nějaká slova a výrazně to zlepší komunikaci, která někdy drhne. To je tedy teď aktuální věc, se kterou si hrajeme, která si myslím, že by mohla tu lidskou spolupráci opravdu zlepšit. Potom samozřejmě ještě musíme o level dál, že by to dokázalo zanalyzovat počet úkolů oproti počtu lidí, nebo trend toho, že čím dál více nestíháme termíny.


Martin Hurych

Děkuji moc, držím palce, ať se Vám to povede a ať s Freelem doplujete co nejdál jako kapitán, ať se daří a možná se těším i na nějaké nové CRM do roka, do dvou. Díky moc za účast.


Karel Dytrych

Také děkuji, hezký den.


Martin Hurych

Další díl máme za sebou, tentokrát o komunikaci v týmu a jeho efektivitě a projektovém managementu. Pokud máte někde nějaké poznámky, ať už namluvené na mobilu, když nás posloucháte v autě, nebo zapsané na lepíku na monitoru, když na nás koukáte na YouTube, tak jsme rádi. Pokud se tak skutečně stalo, tak nezapomeňte likovat, sdílet a odebírat, aby se o nás svět dozvěděl a my mohli šířit naše informace co nejdál. Mně už nezbývá, než jen držet vám palce v projektovém managementu a přát úspěch, díky.


(automaticky přepsáno Beey.io, upraveno a kráceno)



Comments


bottom of page