top of page

147 | TIBOR BRUNCLÍK | JAK MINIMALIZOVAT CHYBY PŘI DIGITALIZACI VAŠÍ FIRMY



"Nejde o digitalizaci dokumentů, ale o digitalizaci procesů. Dokument se blíží svému konci, důležitější budou data. Proto technologii vybírejte pečlivě a na základě promyšlené strategie.“

Vytvořit dokument ve Wordu. Vytisknout si ho. Zkontrolovat. Pak odeslat na druhou stranu. Poprosit o vytištění. O podepsání. A následné naskenování a odeslání zpět odesilateli. Takhle stále ještě vypadá představa spousty firem a organizací o digitalizaci. Fakt nekecám. Zrovna tento týden jsem přesně takový zážitek měl. S poštou. Ale i z firem takové požadavky stále chodí. Říkám tomu 4V - „vytiskni-voznač-vyfoť-vyhoď“.


Tak takhle prosím ne! Tohle fakt není digitalizace.


Co je digitalizace, to jsem se snažil zjistit od člověka povolaného. Od člověka, který byl a je na obou stranách barikády. Firmám pomáhá s tiskem i se tisku zbavovat. Možná schizofrenní pozice. Ale taky skvělý pohled za kulisy. Přesně proto se Tibor Brunclík objevil před kamerami a mikrofony Zážehu. Zkoumali jsme …


🔸 Jak vypadá správný začátek digitalizace firmy?

🔸 Jaké agendy do digitalizace zahrnout?

🔸 Jaké jsou častější chyby v digitalizaci?

🔸 Jak si vybrat technologie správně?

🔸 Na co si dát pozor při integraci s ERP?


Tibor si pro vás připravil i malou bonusovou ochutnávku "Jak začít s digitalizací". Určitě si ji stáhněte, neboť součástí bonusu je i zkušební verze DMS systém u DocuWare na 30 dní zdarma. Návod, jak se k ní dostat si stáhnete níže.




 
BONUS: JAK ZAČÍT S DIGITALIZACÍ
(Kód bonusu: JZSDGT)

JAK MINIMALIZOVAT CHYBY PŘI DIGITALIZACI VAŠÍ FIRMY (PŘEPIS ROZHOVORU)


Martin Hurych

Dobrý den. Já jsem Martin Hurych a tohle je další Zážeh. Ještě než se dostaneme k tématu a k dnešnímu hostovi, měl bych na vás prosbu. Pokud jste viděli jakoukoliv epizodu Zážehu a pokud se vám cokoliv v ní líbilo, tak hned teďka, abyste na to po shlédnutí této epizody nezapomněli, zmáčkněte odběr nebo sdílení. Vyhrajeme oba dva. Vám už neuteče žádná epizoda a mně pomůžete dostat se skrz algoritmy sociálních sítí a to mi pomůže ukázat Zážeh vícero lidem a pozvat sem ještě více tak skvělých hostů, jako je ten dnešní. Po čase jsem si jako dnešní téma vybral zase digitalizaci. Dnes se podíváme na to, jak minimalizovat tisky, jak vybudovat paperless firmu a jak to udělat správně. K tomu jsem si pozval Tibora Brunclíka, ahoj.


Tibor Brunclík

Ahoj.


Jaká káva je ubitá ke smrti?


Martin Hurych

Tibor je majitelem a šéfem firmy SimplyUp Group. Než se pustíme do digitalizace a do firmy, tak mě zaujala na tvém LinkedInu jedna věc. Ty máš kafe jak ve jméně, tak i na fotce, zároveň v přípravě říkáš, že neexistuje nic jako kyselé kafe. Proč tedy to, co piji v Karlíně, je kyselé kafe a proč mi nechutná?


Tibor Brunclík

Možná máš ten vjem, že to je kyselé, protože kafe je ovoce a to je něco, co si spousta lidí neuvědomuje. Pokud to ovoce úplně nezpražíš na popel a na uhel, tak samozřejmě má ty svoje původní atributy, které mohou být velmi rozmanité a můžeš je vnímat jako kyselost. Je ale důležité zaměřit se, co je za tím vjemem té kyselosti, abys vnímal i ty další chutě, které tam jsou.


Martin Hurych

Jaké kafe chutná tobě?


Tibor Brunclík

Já bych asi neřekl, že to je jedno konkrétní kafe, ale musí to být kafe, které si zachovalo svoji duši, svoji původní nějakou hodnotu. Má tedy nějaké atributy z toho místa, ze kterého pochází, a není

ubité ke smrti, to je důležité. My tady v Čechách máme obrovskou plejádu pražíren a skvělých kafí, takže je z čeho vybírat.


Martin Hurych

Já se musím přiznat, že když jsme se bavili před natáčením, tak jsem pochopil, že já mám rád kafe ubité ke smrti.


Tibor Brunclík

Když si dáš to kafe ubité ke smrti, černé na uhel a dáš si ho v Itálii pod tím sluncem a dáš si k tomu skleničku Prosecca, tak je to také úplně něco jiného. Já si ho tak dám klidně rád také, ale jinak mám trošku radši tu variabilitu v těch chutích.


Jak přišel ke společnosti SimplyUp Group s.r.o.?


Martin Hurych

Pojďme k digitalizaci a pojďme k tvojí cestě k firmě. Ty ses k firmě dostával paradoxně přes papíry. Pojď nám v pár minutách říct, jaká byla tvá cesta k SimplyUp Group, co děláte a proč to děláte.


Tibor Brunclík

Ta cesta začala pro mě před 28, skoro 29 lety a firma je na trhu 30 let, z čehož vyplývá, že jsem ji nezakládal v roce 1993. Já jsem do ní přišel jako brigádník ještě v dobách, kdy jsem studoval na gymnáziu a byla to spíše taková náhoda, jak jsem se k tomu dostal. V té době se ta firma jmenovala Europrint Recycling a přeplňovala tiskové náplně. Já jsem byl asi před třemi nedělemi u jednoho výrobce tiskových náplní mimo Evropu a hrozně mě překvapilo, že jsem tam stále ještě viděl ty stejné mašiny, které jsme měli my v tom shopu před nějakými desítkami let. Ta cesta byla od toho, že jsem měl na stole žluté stránky, volal jsem do firem a prodával jsem tonery a byla to cesta, která trvala poměrně dlouho. Já jsem při tom studoval, prošel jsem si studium, pak jsem byl šéfem obchodu a postupně jsem se dostal až k tomu, že jsem firmu v roce 2017 převzal. Už nějakou dobu jsem měl pocit, že někdo jiný vlastní moji firmu, což je takový zvláštní pocit. Chvíli nám trvalo, než jsme to vyřešili, není to úplně jednoduchá situace a samozřejmě se vyvíjel ten trh a vyvíjelo se to, kam ty dokumenty dáváme. Na začátku jsme je dávali jen na ten papír a dnes už směrujeme k tomu, jak je spíše na ten papír dávat nebudeme a jak je budeme digitalizovat. Chceme navíc digitalizovat nejen ty papíry, nejen ty dokumenty, ale hlavně ty procesy, které s tím souvisejí, protože to je to zásadnější než to, jestli ten obraz máš na papíře, nebo ho máš někde v počítači.


Martin Hurych

Firma dnes tlačí do trhu tři značky. Pojď nám o nich něco povědět.


Tibor Brunclík

SimplyUp Group má tři značky, je to naše tradiční záležitost a to je SimplyUp Print, čili všechno kolem tisku. My se snažíme vědět o tiskárnách tolik, aby o nich nemusel vědět zákazník nic, takže Managed Print Services a správa tiskových parků, to je naše rodinné stříbro a dlouhá historie. Pak je tady SimplyUp Digital, což je naše divize, která se snaží zbavovat lidi rutinní práce, osvobozovat je od té rutinní práce pomocí digitalizace a automatizace procesu. Pak je tady třetí taková nejmladší naše sestra, stále ještě bych řekl v záběhu, a to je SimplyUp IT services. Tam se snažíme zjednodušovat podnikatelům jejich podnikání díky technologiím, které jim slouží a nestojí v cestě jejich podnikání.


Jaká situace je ve firemním tisku?


Martin Hurych

Já jsem už minimálně 15 let bezpapírová jednotka. Když jsem začal cestovat po světě, tak se mi přestalo chtít tahat veškerá ADK, dokumenty, katalogy a podobně, takže už někdy před 15 lety jsem přemýšlel, jak se sám papíru zbavit. Tiskárnu jsem kupoval před 5 lety, kdy naše skvělé školství chtělo po mém synovi vytisknout si v rámci Covidu domácí úkoly, takže se skřípěním zubů jsem kupoval tiskárnu. Jaká je situace dnes ve firemním tisku, pořád běží?


Tibor Brunclík

Pořád běží a ještě dlouho poběží. Ta představa o tom, že budeme mít úplně bezpapírovou kancelář, není úplně realistická. O tom se tady mluví už desítky let a já si osobně nemyslím, že to je to, co nás úplně čeká. Na druhou stranu je asi fér si říct, že tady dochází k velikému vývoji a už spoustu let trvá pokles objemu tisku. Já musím říct, že spousta mých kolegů, majitelů firem, kteří v tomto oboru podnikají, má trošku problém si tento fakt přiznat. Já jako majitel firmy, která nesla všechny ty názvy EP Recycling, Toner Expres – Print Partners a teď čerstvě od prosince SimplyUp Group, musím říct, že jsem se rozhodl tento fakt konfrontovat a postavit se k tomu čelem. Ten objem tisku jde dolů, bavíme se někde mezi 5 až 10 % ročně, což nejsou malá čísla. Samozřejmě jsme se zbavili nejprve takových těch transakčních věcí, takže netiskneme už skoro faktury, dnes 95 % faktur existuje v digitální podobě. Toho tištěného dokumentu ubývá a ubývá a je potřeba s tím počítat. Že by ale zmizel ten tištěný dokument, to bych zase neřekl. Mění se možná účel toho tisku, tiskne se mnohem více barevně, tiskne se mnohem více prezentačních materiálů, ale méně té transakční věci. Je potřeba

myslet na to, že pokud můj byznys stojí na tisku, tak ta budoucnost asi není úplně zářivá a to je to, co jsem já reflektoval.


Kdy si Tibor přiznal, že firemní tisk není budoucnost?


Martin Hurych

Okolo sebe vidím spoustu lidí, kteří se radši přesvědčují, že to tak špatné není. Vy jste měli a pořád máte v rámci tisku jednu z top firem, sám jsi byl v roce 2022 jeden z top influencerů v rámci firemního tisku a správy tiskového fleetu. Kdy a jak přijde to, že si přiznáš, že ten kšeft rozhodně dlouhodobě nepokvete a pustíš se do budování startupu na zelené louce?


Tibor Brunclík

Neuděláš to v době, kdy je všechno růžové, protože když je všechno růžové a všechno šlape, tak ta motivace se těžko sbírá. My jsme to samozřejmě už nějakou dobu věděli, že ten trend tady je. Už někdy od roku 2016, 2017 jsme viděli, že ten objem tisku klesá, ale pořád to šlo dobře, tomu byznysu se dařilo velmi dobře. Startuješ digitalizaci, protože tušíš, že se něco děje, ale pro nás tím rozhodným momentem byl samozřejmě Covid. V okamžiku, kdy ti lidé zůstali doma na základě vládních rozhodnutí, se ze dne na den propadl ten objem toho tisku úplně dramatickým způsobem. Naše Managed Print Services se propadly o 70, 80 % ze dne na den. Chodíš tedy po té firmě a říkáš si, kde bys ještě tak zhasnul a přemýšlíš, jestli už máš uvažovat o tom, že sáhneš do řad svých zaměstnanců, nebo jestli je ještě něco jiného, co můžeš ušetřit. To byl pro mě ten rozhodný moment, kdy jsem si řekl, že tady končí veškerá sranda a že se do toho musím opravdu opřít. Ten objem tisku se samozřejmě znovu zvedl, ale nikdy už se nedostal na tu původní úroveň. To byl tedy ten moment, kdy mi bylo naprosto jasné, že se musíme vydat cestou digitalizace. Jsem za to ale vlastně hrozně rád, abych řekl pravdu.


Martin Hurych

Dalo by se tedy říct, že ta vaše druhá značka je úspěšná z donucení?


Tibor Brunclík

Ne, je úspěšná z lásky. Já jsem se v tom hrozně našel a musím říct, že mě to strašně chytlo, že to je obrovský nový drive. Co si ale budeme povídat, jak se říká v umění, nejlepší díla umělci netvoří, když nemají hlad, ale když mají hlad. Ten hlad nás dokopal k tomu to rozjet, ale dnes je to určitě veliká radost.


Je maximalista? Jaké se s ním pracovat?


Martin Hurych

Ještě mě tam zaujala jedna věc. Je to druhý byznys, který jsi dotáhl víceméně na možný vrchol, dnes patříte mezi top 10 % distributorů DocuWare. Jsi maximalista, nespokojíš se s málem?


Tibor Brunclík

Lidé kolem mě to říkají, já ten svůj maximalismus pořád nějak nevidím, ale asi jsem určitě náročný.


Martin Hurych

Jaké je s tebou pracovat?


Tibor Brunclík

Náročné. Jedna z našich hodnot říká, že překonáváme domnělé limity. To je takové dvousečné, protože někteří moji lidé to vnímají tak, že od nich chci vždy více, ale ono je to v pohodě, když vidí ten přínos, když vidí, kam je to posouvá. Já na prvním místě chci vždy hodně od sebe, takže vám to tak nějak odpustí a vědí, proč to tak je.


Jak se mu daří nabírat lidi do firmy?


Martin Hurych

Potom by mě zajímal náborový proces do firmy, protože se říká, že čím mladší generace, tím méně náročnosti v sobě má. Jak se ti daří hirovat lidi do firmy s tímto mindsetem, že překonáváte domnělé limity?


Tibor Brunclík

Je to výzva, ale já si myslím, že je lepší, aby to ti lidé věděli hned a buď do té kultury zapadají, nebo do ní nezapadají. Já jsem loni na podzim poprvé v historii naší firmy si najal interního HR člověka, protože ty ambice růstu firmy jsou docela veliké a už se mi to nechtělo lepit nějakými externími službami. Navíc nejsem úplně nadšený z toho, jak fungují ty služby v České republice. Bylo to jedno z nejlepších rozhodnutí, která jsem loni udělal, určitě už se mi potvrdilo, že to byla správná cesta. Je to něco, co je potřeba zvládat, abychom se posouvali dál.


Jaké byly milníky na cestě k úspěchu?


Martin Hurych

Vy jste vybudovali tu novou část byznysu a během 4 let jste jí dotáhli do top 10 světových distributorů. Co na této relativně krátké cestě pro tebe byly ty milníky, které musíš neminout, aby sis byl minimálně jistý tím, že míříš správným směrem? Spoustě lidem to trvá léta, tak co podle tebe bych měl sledovat já, pokud bych chtěl jít ve tvých šlépějích?


Tibor Brunclík

Je to řada faktorů, ale pár opravdu zásadních věcí tam asi je. Já myslím, že to je mindset, je to nastavení toho, že to je moje priorita. To se třeba konkrétně u mě projevilo v tom, že jsem před těmi 4 roky se rozhodl, že musím management toho tiskového byznysu opravdu nechat na jiných lidech. Mohu mít v hlavě, že bych to dělal nějak a možná lépe, ale já teď potřebuji uvolnit tu kapacitu a dát veškerou svoji pozornost tady na to. Mindset je tedy strašně důležitý. Myslím, že tam je důležitý ten mindset toho lídra, někoho v roli zakladatele nebo skutečně toho podnikatele a dát do toho ten podnikatelský drive.

Potom je tam strašně důležitá věc, kterou zjišťuji, že spousta z partnerů DocuWaru trošku postrádá, a to je velmi aktivní marketing. Lead generation je alfa a omega, protože když máš dostatek leadů, tak je to úplně jiná cesta. Pak bych zmínil ještě třetí věc a to je sestavit to všechno do nějakého smysluplného sales procesu, aby to byla mašina, aby to byl nějaký stroj, který šlape od toho leadu až po tu podepsanou smlouvu. To vidím také, že spousta partnerů DocuWaru úplně nemá, je to takový intuitivní proces, že jdeme zleva, zprava a uvidíme, jak to dopadne, někdy to dopadne, někdy ne. Když si to sestavíš do dobrého procesu, živíš to dostatkem leadů, máš ten správný mindset, tak za mě to je ta cesta.


Jak vypadá dobrý obchodní proces?


Martin Hurych

Pojď se podělit o pár zákulisních informací, jak vypadá dobrý obchodní proces.


Tibor Brunclík

Já jsem dnes zastáncem toho, že máme za sebou dávno ty časy, kdy jsme dali obchodníkovi zlaté stránky a řekli mu, aby vyrazil. Dnes je potřeba ty jednotlivé aktivity, které v tom obchodě jsou,

nějakým způsobem rozdělit mezi více lidí. My máme nějaký marketing, máme potom lidi, kteří provádí předkvalifikaci toho marketing qualified leadu do fáze sales qualified lead, kdy tam teprve přivádí někoho, kdo tu věc je schopen dotáhnout do té smlouvy. Dělba práce za mě tam musí být naprosto jednoznačná a ty jednotlivé fáze toho procesu je potřeba měřit a hledat, kde jsou ta úzká místa, optimalizovat ta úzká místa, ale je to nikdy nekončící proces, nikdy to není perfektní.


Martin Hurych

Ty jsi opravdu maximalista. Napadá mě, jak vypadá tvůj work-life balance, existuje u tebe něco takového?


Tibor Brunclík

Kdyby tady byla manželka, tak by to bylo složité. Je to složité téma, ale jak ty roky přibývají, tak musím říct, že na to už myslím víc.


Jak vypadá správný začátek digitalizace firmy?


Martin Hurych

Uděláme otočku a jdeme na to téma, které jsem sliboval hned na začátku. Já tomu udělám malý úvod. Teď se pozná hromada firem, ačkoliv nemám v hlavě jednu konkrétní. Jak chodím firmami za posledního minimálně půl, tři čtvrtě roku, tak sleduji, že čím dál tím více i menších a středních firem se chce vrhnout do digitalizace dokumentace a vytěžování dokumentů. Všechny tyto různé termíny padají čím dál častěji. Zároveň ale sleduji, že spousta firem vstup do bezpapírové firmy začíná pohovorem s dodavateli technologií. Tak nějak amatérsky si myslím, že to je totální blbost. Jak by to mělo vypadat správně?


Tibor Brunclík

Já si myslím, že někde na začátku musí být nějaký záměr toho nejvyššího managementu, protože ty technologie nastupují v okamžiku, kdy se tím ten management nemá chuť zabývat. Řeknou svému IT specialistovi, aby něco našel, něco vymyslel, možná do toho zapojí Marušku z účtárny a Pepu z výroby. To samozřejmě není úplně šťastná cesta, i když je fajn do toho zapojit ty vlastníky toho problému, ale na začátku musí být nějaké rozhodnutí, odhodlání, nějaký záměr toho nejvyššího managementu. Musí tam být podpora té cesty digitalizací a je potřeba si definovat priority a nějakou cestu. Nejhorší představa je, že si řekneme, že uděláme digitalizaci a začneme stavět atomovou elektrárnu a budeme se snažit zvládnout všechno. Chce to nějaký plán toho, co jsou největší priority a jak půjdeme po té cestě té digitalizace.


Jaké agendy do digitalizace zahrnout?


Martin Hurych

Pojďme zkusit jít ještě o jednu úroveň níže, abychom tady poskytli nějaký návod. Pojďme se bavit třeba klidně i o tom, jaké agendy bych měl zvážit, kde si mám krást ty priority, jak by měla vypadat nějaká digitalizační strategie. Představ si majitele firmy, který ví, že už ho nebaví šanony, protože archiv je větší než prostor, na kterém vydělávám peníze. Už mě to nebaví, chci s tím zatočit a vůbec v tuto chvíli nevím, odkud začít. Pojďme si dát nějaký konkrétnější návod, než jen to, že bych měl mít strategii.


Tibor Brunclík

Je potřeba podívat se v té svojí firmě na to, kde jsou procesy, které jsou náročné na práci s dokumenty a které jsou obecně procesně náročné. To je samozřejmě velmi odlišné v každé té firmě, ale můžeme říct, že jsou nějaké typické oblasti, kde se začíná, kam je potřeba se dívat. Jednou z těch oblastí je účetnictví, to je nejčastější prostor, kde se dá tou digitalizací ušetřit spousta energie a času. Další takovou oblastí je potom oblast lidských zdrojů, kde máme před sebou ještě velikou budoucnost, protože musím říct, že lidské zdroje v České republice jsou neuvěřitelně paper-based. Ten mindset tam je takový, že chceme něco změnit, ale trošku se bojíme těch technologií a jsme k tomu velmi opatrní. To jsou dvě oblasti, které najdeš skoro v každé firmě, kde ten prostor je.

Potom samozřejmě záleží, když se budeme bavit o výrobní firmě, tak celý ten proces obchodu, nákupu, logistiky bývá velmi náročný na dokumenty a na procesy. Je tam prostor se na to podívat a nějakým způsobem to optimalizovat a automatizovat. Možná ještě jednu oblast bych zmínil a to je obecně contract management a document management. Ve firmách pořád ještě vládnou papírové smlouvy, anebo když už se podepisuje digitálně, tak neexistuje žádná strategie, kam to ukládat, jak s tím pracovat, neexistuje žádné workflow. Je to takové intuitivní, náhodné a nemá to žádnou hlavu ani patu. Obecně můžeme říct, že v těch firmách chybí základní document management jako takový a ty dokumenty jsou rozházené na SharePointech, v e-mailech, na síťových úložištích, v šanonech a nemá to žádnou koncepci. Mně se líbí taková jedna teorie zvládání chaosu, uchopit jednu částici a zorganizovat kolem ní ty ostatní částice. To je nejsnazší cesta, jak někde začít. Za mě je tedy potřeba identifikovat, kde jsou ta konkrétní místa, kde máme největší neefektivitu v těch procesech a s nimi začít. Ta místa si musím vybrat dvě, maximálně tři, ne všechno, protože opravdu stavba atomové elektrárny není strategie, kterou bychom někomu doporučovali. I když si vyberu dvě nebo tři místa, tak musím mít trošku myšlenkový přesah. Musím vědět, že to vede někam dál, že to není řešení, které volím teď jen pro dvě, tři oblasti, musí to mít větší potenciál.


Co lze očekávat od aktuálních technologií?


Martin Hurych

Další věc, kterou často vidím, je, že vnější svět mluví o digitalizaci a mě tady trápí papírový bordel a chaos. Vím, že s tím něco musím udělat, ale vůbec nevím, jak by měl vypadat ten finální stav. Vyrážím na cestu, ale nejsem specialista a nechci, aby mi něco nakukávali dodavatelé různých řešení. Chci si udělat představu, kam bych s tou firmou mohl vůbec v rámci stávajících možností a technologií dojít. Pojďme si říct, kam až můžu bezpapírovou firmu dnes dotáhnout. Co se dá očekávat od existujících technologií?


Tibor Brunclík

Dá se očekávat, že to všechno nebude běhat úplně samo, vždy v tom budou lidé. Dá se očekávat velmi efektivní automatizace, aby se ten proces posouval nezávisle na tom, jestli někdo přemýšlí o tom, co je další krok v závislosti na jiném bodu toho procesu. Dá se očekávat to, že většina těch procesů v té firmě bude vysoce automatizovaná, že odpadne nějaké ruční opisování dat. Dá se očekávat, že dokumenty budou dostupné kdekoliv, kdykoliv, jednoduše, nezávisle na místě, nezávisle na čase. Většina těch procesních agend bude skutečně v jednom komplexním dokumentovém řešení a v jednom řešení pro digitalizaci procesu.


Jaké jsou nejčastější chyby v digitalizaci?


Martin Hurych

Jaká je nejčastější chyba, kdy z toho bodu A, kdy si ujasňuji, co mám za agendy ve firmě, po to B, mám představu, jak by to mělo ve finále vypadat, kterou na této cestě majitelé firem dělají?


Tibor Brunclík

Já musím říct, že ta nejčastější chyba je to, že tomu nevěnují vlastní pozornost, že to svěří do rukou někoho, kdo navíc není vlastníkem těch problémů. Úplně typicky nejčastěji to bývá právě to IT a to není problém technologie, to není problém toho, jaký si vyberu software. My samozřejmě budeme rádi, když si zákazník vybere naše řešení, ale tady je potřeba začít tím problémem, tím, kde zákazníka tlačí pata. Ta nejčastější chyba bývá právě v tom, že se ty firmy na to dívají jako na nákup technologie. Dají klasicky zadání svému IT specialistovi, aby zjistil, co je na trhu, zapojil do toho Marušku z účtárny a Pepu z výroby a podívali se na ta řešení, která tady jsou. Když ale zahájíte rozhovor s tím, kdo ten projekt má za stranu toho zákazníka vést, tak tam zjišťuješ, že ten projekt manažer na jejich straně vůbec nemá představu o tom, jak ty procesy běhají. My se vždy snažíme toho zákazníka k tomu dovést, ale my potřebujeme ty vlastníky těch problémů. Nepotřebujeme nutně trávit mraky času stop managementem, je dobré, když víme, že tam máme ten sponsorship, že tam máme tu podporu, ale potřebujeme primárně mluvit s těmi lidmi, kteří zažívají tu rutinu toho procesu dnes a denně. Pokud tomu ta organizace nějakým způsobem brání, což se bohužel děje, tak si to strašně komplikuje sama. Dospět totiž do toho, že mají dostatek informací na to, aby se rozhodli, kudy se vydají touto cestou, pokud k tomu nepřizvou ty vlastníky problémů od samého začátku, je strašně těžké.


Jak si vybrat technologie správně?


Martin Hurych

V tuto chvíli vím, co bych chtěl, vím, kde chci začít, mám informované a angažované lidi, mám to sepsané a začínám provádět rozhovory s potenciálními dodavateli. Kde si tam dát pozor?


Tibor Brunclík

Je potřeba především si dát pozor na to, na co se jdu dívat na ten trh, abych náhodou nešel se dívat na nějaké technologické řešení jednoho konkrétního problému. Musím si pohlídat, abych nesměroval k nákupu jedné nějaké kostičky nebo jednoho nějakého technologického řešení pro jednu problematiku. Musím říct, že na trhu vidíme i relativně slovutné veliké firmy, které si nakoupily spoustu kostiček za posledních 5, 6 let, kdy se vrhly do digitalizace, ty větší firmy samozřejmě dříve a teď se drbou na hlavě, protože nevědí, jak to mají řídit. Všechno totiž synchronizují se vším, integrují všechno se vším, pochopitelně jim to nefunguje, protože je to příliš komplexní a nemá to žádnou strategii. My vždy říkáme, že to není digitální transformace mít 20 kostiček a každou na něco jiného. Když půjdu na ten trh, tak se musím dívat na to, na jakou technologii se zaměřit s ohledem na ten dlouhodobější záměr, který tady mám. Pokud mojí prioritou není vyřešit jen digitalizaci faktur, ale opravdu chci zavést bezpapírovou kancelář, tak se musím ujistit, že se dívám na platformy, které mají ten potenciál sloužit mi i v dalších oblastech. Na začátku bych tedy řekl, že je potřeba, aby si ten zákazník dal hodně prostoru na to podívat se, co na tom trhu je a umožnil si synchronizovat ty své myšlenky ohledně toho, co chce a potřebuje, s tím, co se na tom trhu nabízí.

Naše prodejní aktivity právě proto začínají hluboko předtím, než jde vůbec o nějaký prodej a začínají u toho, že edukujeme ten trh. Máme mraky webinářů, já mám za sebou loni 30 webinářů na téma digitalizace různých oblastí, účetnictví, document management, HR, digitální podpisy, specifické procesy a podobně. Důvod, proč to děláme, je, že chceme těm firmám pomoci na té cestě jejich edukace. Myslím si, že by s tím měli počítat a ne si říct, že si jdou teď vybírat nástroj pro jeden konkrétní proces.


Na co si dát pozor při integraci s ERP?


Martin Hurych

Ta technologie nebude ve firmě instalovaná sama o sobě, to by nedávalo smysl, ta technologie musí být součástí nějakého dalšího informačního systému, obchodního systému a podobně. Je něco specifického, na co si dát tam pozor? Mnohdy totiž vidím, že firma má své ERP, má své CRM, ale data mezi nimi nelze převádět, nebo složitě jednou za čas synchronizují databáze přes Excel. Na ty dvě strany moc nekoukají, takže neví, kde je to místo pravdy. Trochu se bojím, že s document management systemem to může skončit úplně stejně. Někde bude program, kde bude něco, a já bych tíhnul k propojené bezpapírové digitální firmě. Na co si tady dát pozor při integraci bezpapíru do firmy?


Tibor Brunclík

To je samozřejmě otázka těch konkrétních systémů, které v té firmě mám, a jakým způsobem už dnes jsou spolu integrované a jaké možnosti nabízejí k té integraci s tím DMS a ta škála je široká. My máme v České republice integrace od Pohody až po SAP, takže ta škála je široká a ty možnosti těch integrací jsou strašně široké. Náš systém je dnes integrovaný s více jak 500 systémy nějakým defaultním způsobem a existuje arzenál možností, jak provést integraci. Někdy ale také můžeme mluvit spíše o datové výměně, protože integrace je trošku nadnesené slovo, tady jde spíše o nějakou datovou výměnu a dokumentovou výměnu.

Je potřeba si dát pozor na to, jaké jsou ty možnosti toho daného ERP systému. My se někdy setkáváme s tím, že ty firmy mají pocit, že to teď musí vzít od podlahy. Aby zavedly digitalizaci, tak nejprve musí vymést ten ERP systém, který tam mají a už dávno ví, že ho přerostly a že to není štěstí do budoucna, že ho musí vyměnit a pak teprve půjdou do té digitalizace.


Martin Hurych

Zároveň si musí kompletně překreslit procesy, protože když už do toho jdou, tak to musí celé znovu.


Tibor Brunclík

Může to být i takhle. Problém tohoto komplexního přístupu je, že se někdy nestane nic. Je to tak obrovské, že je to neuchopitelné. Samotná výměna ERP je velmi často projekt na 2 roky nebo i déle a když to někdo zvládne za rok, tak bych řekl, že to je super. Je tedy potřeba se také úplně nezablokovat tím, že to musím změnit úplně všechno od začátku. Mám nějaké ERP, vím, že mám výhledově myšlenku do 2, 3 let, že ho vyměním, ale teď potřebuji digitalizovat procesy. Chci se do toho vrhnout a dokáži zvolit to řešení tak, aby bylo kompatibilní i s mým novým ERP, které nasadím za 2, za 3 roky. Musím na to myslet, asi bych měl mít v hledáčku nějaké konkrétní ERP systémy, když dělám to rozhodnutí o DMS a měl bych vědět, že ty věci spolu budou kompatibilní.


Martin Hurych

Jestli tomu dobře rozumím, tak digitalizace dokumentace v tomto konkrétním případě by neměla být vnímaná jako jednorázová věc, ale nikdy nekončící proces.


Tibor Brunclík

To 100%, protože představa, že si namaluji projekt a řeknu, že to teď zdigitalizuji od A do Z, je spíše takové marketingové sdělení, abych řekl pravdu.


Martin Hurych

Musím říct, že velmi úspěšné, protože spousta majitelů firem přesně na to takto kouká, že si to koupíme a do Vánoc máme hotovo.


Tibor Brunclík

Také potkáváme tento přístup a úplně reálné to není. Můžu si říct, co jsou ty prioritní oblasti, dvě, tři oblasti, u kterých si můžu dát nějaký milník, dokdy je chci mít digitalizované. S jídlem ale roste chuť a když zjistím, jak mi to vyřešilo moje problémy a přineslo to větší efektivitu v těch dvou, třech oblastech, tak mám chuť pokračovat dál. Myslím si tedy, že je potřeba vybrat si tu platformu tak, aby měla potenciál pokrýt i ty další oblasti, ale nepočítat s tím, že to bude projekt, který teď zahájím a do Vánoc bude komplet zdigitalizováno.


Jak sledovat návratnost investice?


Martin Hurych

Spousta majitelů menších a středních firem naprosto oprávněně chce vědět, kam investují a jakou ta investice má návratnost. Mnohdy nejde ani o to, že momentálně na trhu je méně peněz, než bývalo před pár lety. Mně je to sympatické, ale co bych jim já v tuto chvíli sám nedokázal poradit, je, co v rámci digitalizace sledovat, jestli jdu po správné cestě a jestli se mi to, co do toho liji, ať už jsou to peníze, lidé, čas, skutečně začíná vracet. Chtěl jsem se na to tedy zeptat tebe.


Tibor Brunclík

Návratnost té investice je strašně důležitá, za mě je to jednoznačně jedno z kritérií, která tam hrají při tom rozhodování významnou roli. My se té návratnosti věnujeme v tom obchodním procesu, když vedeme toho zákazníka tou cestou. Návratnost našich projektů se snažíme, aby byla v řádu měsíců, jednotek měsíců, aby to bylo do jednoho roku. To je taková naše meta, takový náš cíl, ale samozřejmě někdy tu návratnost počítáš velice jednoduše, rychle, když víš, že účetní oddělení má 5 lidí a pokud něco neuděláme, budeme muset přidávat šestého člověka. Samozřejmě jsou ale oblasti a procesy, když se budeme bavit o digitálním schvalování smluv a vůbec práci se smlouvami, tak tam to vyčíslení té návratnosti je trošku více tricky. Je to o tom se opravdu zamyslet nad tím, kolik dnes tím ti lidé tráví času a spočítat nějaký odhad nákladů a kolik můžeme tím uspořit. Je to samozřejmě proces od procesu, ale spočítat se to dá a je to velmi důležité a naším cílem je, aby tam ta návratnost byla. My vždy říkáme, že neprodáváme software, my prodáváme tu automatizaci, ten přínos, který to té firmě dá, takže podívat se na návratnost té investice je alfa a omega. Pak už není zas tak důležité, kolik to stojí, protože když to přinese více, než kolik to stojí, tak to je značka ideál.


Martin Hurych

Co potom s těmi ušetřenými Maruškami na účetním?


Tibor Brunclík

My jsme na trhu, kde máme 2,5% nezaměstnanost, nejnižší v Evropské unii. Já jsem nedávno dělal nějakou prezentaci, kde jsem se na to díval a je to opravdu neskutečné. Já si myslím, že nikdo nemá problém s přebytkem Marušek, naopak většina českých firem má problém s tím, že ti lidé pořád nemají čas věnovat se té odborné práci, kreativní práci. Pořád dělají spoustu manuální, rutinní práce. My se tedy snažíme i ty konkrétní lidi v tom provozu ubezpečovat od samého začátku, že nejde o to, aby se jich firma zbavila. Jde o to, aby nehledala další zdroje, které jsou dnes k nenalezení a aby se ti lidé mohli věnovat kreativní odborné činnosti.


Jaké jsou nové trendy v digitalizaci?


Martin Hurych

Ty jsi součástí mezinárodní sítě firem, které tu vaši technologii distribuují, implementují, pomáhají uvést v život. Co nás čeká v následujících měsících a letech? Co už venku frčí a k nám teprve přijde?


Tibor Brunclík

Do oblasti document managementu a digitalizace přijde skutečně pokročilejší AI. My dnes máme strojové učení a můžeme mluvit o umělé inteligenci, která vytěžuje data z dokumentů. Já jsem teď před dvěma týdny byl na konferenci v Německu DocuWorld, kde DocuWare oznamoval akvizici německého startupu Native AI. Musím říct, že jsem si pořád říkal, v čem je to tedy lepší a pak se mi povedlo zachytit zakladatele té firmy a strávil jsem s ním asi tři čtvrtě hodiny, kdy jsem mu pokládal opravdu velmi nepříjemné otázky. On mi teoreticky vysvětlil, v čem je ta technologie jiná, ale pak vzal počítač a našel si pár českých faktur, což bylo velmi zajímavé vidět a předvedl mi, co umí umělá inteligence, která se dá jednoduše integrovat s DocuWarem. Mně spadla brada a už jsem nepotřeboval moc slov. Opravdu se posouváme od strojového učení k reálné umělé inteligenci, která umí řešit, co je obsahem toho dokumentu a na první dobrou dokáže vytěžit neuvěřitelné množství informací. Ten posun tam bude jednoznačně obrovský v tomto směru, ta umělá inteligence do toho začne velmi zasahovat.


Kde budou papíry i za 3 roky?


Martin Hurych

Ač fanoušek digitalizace, tak jsi tady několikrát říkal, že paradoxně bezpapírová kancelář je pořád ještě science fiction. Kde podle tebe bude papír přežívat další rok, dva, tři? Pokud jsem maximalista a chci digitalizovat firmu, kde jako majitel firmy se mám smířit s tím, že budou papíry ještě dalších pár let?


Tibor Brunclík

Já si myslím, že takovou oblastí číslo 1 je obecně prezentace informací, pořád tam ten papír má svoji velikou váhu. Je prokázáno spoustou průzkumů, že my jako lidé daleko lépe stále vstřebáváme informace z tištěného dokumentu. Ne náhodou studenti, kteří vyrostli v digitálním světě, pořád tisknou skripta, protože si tam dělají ty poznámky, zvýrazňují si, protože mají vyzkoušeno, že se z toho papíru naučí více. Papír tedy bude všude tam, kde je důležité to pochopení té informace, kde je důležitý detail. Když se budeme bavit o právní kanceláři, kde čteš padesátistránkovou velmi komplikovanou smlouvu, tak tam my vidíme i mezi našimi zákazníky, že se stále tiskne. Všude tam, kde ten detail na tu informaci chytíme lépe z toho papíru než z té svítící obrazovky, to bude pořád důležité.


Jak digitalizuje SimplyUp Group?


Martin Hurych

Na závěr jsem se chtěl zeptat, jak vypadá digitalizace u vás ve firmě, chodí kovářova kobyla bosa?


Tibor Brunclík

Přiznám barvu, my máme v České republice nejstarší invoice processing řešení dat DocuWaru, jaké tady je. Je to z toho důvodu, že bylo první, které jsme v České republice zaváděli, a protože teď ta jízda byla taková toho posledního 3,5 roku, že jsme na sebe moc čas v invoice processingu neměli. Tam se tedy přiznávám, že používáme, ale už to chce opravdu update. Jinak musím říct, že se opravdu rozrostla digitalizace v široké škále oblastí. My máme poměrně hodně smluv a složitou smluvní dokumentaci i z oblasti toho tisku, takže ta je kompletně digitalizovaná. Je tam ale i celá řada úplně specifických procesů v souvislosti s tím tiskovým byznysem, které jsou digitalizované, postupně se digitalizují, takže bych řekl, že nejsme na konci, ale ušli jsme veliký kus cesty. Kdybychom měli více času, byli bychom ještě dál.


Bonus


Martin Hurych

Ty jsi připravil bonus pro diváky a posluchače. Co to bude?


Tibor Brunclík

Bude to taková malá ochutnávka toho, co to znamená digitalizovat dokumenty. Nabídneme posluchačům možnost vyzkoušet si tzv. smart document control řešení na bázi DocuWaru s nějakým popisem toho, jak to řešení funguje. Je to taková jednoduchá rychlá cesta, jak si ve firmě vyzkoušet, kudy bychom mohli k té bezpapírové kanceláři alespoň směrovat.


Shrnutí


Martin Hurych

Kdyby celá tato epizoda měla zapadnout v digitálním informačním šumu a mělo se z ní zachovat jen pár shrnujících vět, jaké by byly? Jaké věty bys teď vytisknul na papír, aby zůstaly světu?


Tibor Brunclík

Nejde o digitalizaci dokumentů, jde o digitalizaci procesu, to je strašně důležité. Dokument se blíží někde ke svému konci, velmi brzo budeme pracovat více s daty a s informacemi, které už nebudou úplně ve formě dokumentu. Na to je potřeba myslet. Pokud se pouštíte do digitalizace, tak se snažte nedostat k tomu, že budete mít spoustu kostiček, které budete muset nějakým způsobem řídit a zvládat, ale vybírejte si komplexní řešení na základě nějaké promyšlené strategie.


Martin Hurych

Děkuji mockrát a přeji, ať se ti daří.


Tibor Brunclík

Děkuji, Martine.


Martin Hurych

Tak to vidíte, dnes jsme zevrubně probrali, co, jak a proč dělat v rámci digitalizace vašich firem. Pokud máte před sebou počmáraný papír nebo reMarkable poznámkami, tak jsme naši práci s Tiborem udělali dobře. Určitě mrkněte na www.martinhurych.com/zazeh, kde už v tuto chvíli pod touto epizodou visí slíbený bonus a návod, jak se k němu dostat. Znovu vás poprosím o liky, sdílení, přeposlání kamarádům, které by tato epizoda mohla zajímat, protože jinak se o nás svět nedozví. Mně už zbývá jen držet vám palce a přát úspěch, díky.



(automaticky přepsáno Beey.io, upraveno a kráceno)


Comments


bottom of page