"Často dochází k mýlce, že nákup chce všechno nejlevněji a že je to jen o té ceně. Nikdy to není jen o té ceně.“
Nemáme se moc rádi. Jiskří to mezi námi. Jeden bez druhého se ale neobejdeme. Nákup a obchod. Dvě strany jedné mince. A hromada nesmyslů, kolujících éterem z obou stran.
Jaká je pak úleva, když člověk najde parťáka na druhé straně barikády, se kterým lze normálně lidsky probrat, jak by měl vztah obou táborů vypadat, aby nás to všechny někam posouvalo. A ne si přes LinkedIn posílat silná prohlášení a měřit si pindíky.
Lenka Antonová je velmi kultivovaná dáma. Má hromadu zkušeností ze zahraničí a je to na ní vidět. Málo co ji rozhází. K nákupu nepřistupuje jako k válce na život a na smrt. V klidu vás nechá nakouknout do vlastního know-how a ještě přidá pár názorů, ze kterých tu budou někomu naskakovat pupínky. Třeba že cena není jediný parametr a přidaná hodnota se cení.
Proto jsem si Lenku pozval před mikrofony, abych z ní vytáhl co nejvíce. Třeba …
🔸 Co dělá strategický nákupčí?
🔸 Jak nákup přistupuje k různým skupinám výrobků?
🔸 Jak obchodník zjistí, v jaké skupině se pohybuje?
🔸 Jak vypadá příprava nákupu strategických položek?
🔸 Jak zlepšit nákup v malých a středních firmách?
Lenka sestavila i jeden z nejrozsáhlejších bonusů, který jsem kdy v Zážehu měl. Narvaný praktickými informacemi, které musí každý majitel firmy či obchodník mít. Nazvala ho „Jak by měl vypadat ideální vztah mezi obchodem a nákupem“ a vy si ho můžete stáhnout níže.
BONUS: JAK BY MĚL VYPADAT IDEÁLNÍ VZTAH MEZI OBCHODEM A NÁKUPEM (Kód bonusu: JBMON)
JAK ÚSPĚŠNĚ VYCHÁZET S NÁKUPČÍMI (PŘEPIS ROZHOVORU)
Martin Hurych
Dobrý den. Já jsem Martin Hurych a tohle je Zážeh. Hned na začátek bych na vás měl jednu prosbu. Pokud jste Zážeh už někdy viděli a něco se vám ze Zážehu líbilo, tak nečekejte na nic a hned teď dejte odběr tam, kde nás zrovna sledujete nebo posloucháte. Bude to mít pro nás oba hromadu výhod. Vy nepřijdete o žádný z dalších dílů a já díky algoritmům budu moci zvát ještě skvělejší hosty, než je ten dnešní. Dnes se podíváme na nákup. Bude to tady možná trochu jiskřit, protože nákup pro obchodníka je něco jako červený hadr na býka a jsem si jistý, že u nákupu je to obráceně úplně stejně. Proto jsem si pozval strategickou nákupčí pro IT, nepřímý nákup a veškeré služby z Pražské plynárenské, Lenku Antonovou. Dobrý den, Lenko.
Lenka Antonová
Dobrý den, Martine. Děkuji za pozvání.
Jak kreativita v soukromí ovlivňuje profesní přístupy?
Martin Hurych
Já jsem hrozně rád, že jste tady. Než se dostaneme k nákupu, Vy jste kreativní osoba, co Vám dává to Vaše kreativní já do nákupu?
Lenka Antonová
Já jsem kreativní vlastně celý svůj život a ovlivňuje mě to hodně i v tom, že nejedu v takových těch zaběhnutých věcech, ale vždy si tam hledám nějaký ten svůj přístup, svůj postup, svůj pohled. Ráda se koukám i na určité věci z pohledu ostatních, pro mě to není nikdy o tom, že mám nějakou slepou uličku a koukám na to jen jedním pohledem.
Co dělá strategický nákupčí?
Martin Hurych
Vy máte titul Strategic purchasing manager, česky tedy strategický nákupčí. Co to vlastně znamená?
Lenka Antonová
Strategický je tam proto, že vyvíjíme strategie pro určitou komoditu, kterou nakupujeme. Mezi obchodníky a nákupem je nějaké nedorozumění a hodně lidí míchá ty pojmy dohromady. Strategický znamená, že nenakupuji jako na běžícím pásu, tady dostávám různé požadavky a já je nakupuji, ale zamýšlím se nad tím strategicky, nad celým tím svým svěřeným portfoliem. Starám se o hlavní veliké dodavatele, snažím se nějak si vyhodnocovat tu spolupráci a sleduji i ten průběh. V různých firmách je ten nákup nastaven jinak, ale často nákupčí nekončí tím, že něco nasmlouval nebo objednal. Potom totiž i třeba hlídá toho dodavatele, jestli se plní podle smlouvy, když se třeba uzavře nějaké výběrko, tak bývají kick-off meetingy na veliké projekty, kterých se ten nákupčí zúčastní. Symbolicky ten nákup předá dalšímu týmu a potom s tím dodavatelem dále zůstává v kontaktu. Je to hlavně o manažování těch dodavatelů a těch strategií, jak co budu nakupovat.
Jaké další nákupčí můžeme potkat?
Martin Hurych
Jací další nákupčí jsou, když tedy nejsou jenom strategičtí?
Lenka Antonová
Operativní, ti mají na starosti jiné kategorie těch portfolií. Potom máme přímý a nepřímý nákup. Přímý nákup je všechno to, co potřebuji pro výrobu svého produktu a nepřímý je všechno to, co mi zajišťuje chod té firmy. Všechny služby, vedlejší kancelářské potřeby, telefony, tiskárny, to všechno ostatní mimo tu surovinu, kterou potřebuji pro tu výrobu, mohu zařadit do nepřímého nákupu. Ten nákup, aby se nám to dobře uchopilo, si ještě rozdělujeme na takové logické celky. Máme třeba facility, kam patří kancelářské potřeby, fleet park, vozový park, úklidové služby, bezpečnostní služby a každé to portfolio má na starosti nějaký nákupčí. Pokud mám strategického nákupčího, tak u toho se předpokládá, že má znalost té komodity, toho produktu, který většinou nakupuje, má znalost toho trhu, má nějaké specifické know-how a soustředí se na toto. Já se teď soustředím poslední 3 roky na IT, ale dříve to byl spíše projektový nákup pro petrochemický průmysl, kde se jede na projektu, technický nákup a jede se projektově. Hodně lidí zaměňuje ty komodity, což může být vnímáno také jako ta vstupní surovina, jako komodita nebo jako nekritická kategorie. My nákupčí si ale někdy říkáme, že máme na starosti určitou komoditu, to portfolio, ten logický celek v té firmě, to IT nebo ten marketing, a proto vytváříme ty nákupní strategie.
Jak nákup přistupuje k různým skupinám výrobků?
Martin Hurych
Mně někdy přijde, že nejen v každodenním životě, když se bavím s klienty nebo i s protistranou, s nákupčími, tak když čtu český LinkedIn, tak mi někdy přijde, že mluvíme v totálních mimoběžkách. Někdo mluví o komoditě jako o vagonu matek, které si koupím na každém druhém rohu, někdo mluví o komoditě jako o kategorii a někdo mluví o strategickém nákupu něčeho, co se ve firmě pořizuje jednou za 20 let. Jak na tyto různé typy produktů, které nakupujete, koukáte z pohledu nákupu?
Lenka Antonová
Pojďme tomu říkat kategorie a těm jednotlivým nákupním skupinám těch produktů budeme teď chvíli říkat komodity, aby se nám to tak nějak ujasnilo. Máme třeba 5 nákupčích a každý má svoji nějakou komoditu. Jeden bude mít na starosti marketing, jeden bude mít na starosti IT, další třeba správu budov nebo majetku. My si celkově můžeme říct, že každá z těchto skupin, z těch komodit mi bude padat podle Kraljicovy matice do určité kategorie nákupu. Máme 4 a každá z nich určuje, jak veliké riziko při zajištění té dodávky, nebo jak veliký objem peněžní, jaký dopad to má na firmu a podle toho si je zařazujeme do těch 4 kategorií. Kancelářské potřeby teoreticky mohou být všechny někde s nízkým nákladem a nízkým rizikem. Vývoj ERP systémů bude strategický produkt, protože ovlivňuje chod mojí firmy na dalších x let dopředu, má to vysoké náklady, je to technicky hodně složité a je tam veliké riziko. Takto já si mohu rozdělit všechna ta svá nákupní portfolia, ty nákupní komodity do těch 4 kategorií a ke každé kategorii máme dané preferované nákupní strategie, jak budu ten produkt nakupovat. To, že mám ale svoji komoditu facility, neznamená, že všechno budu mít v tom nekritickém. Máme nekritické položky, máme bottleneck položky, máme položky, kde máme velikou vyjednávací sílu, páku a strategické položky. Já v tom svém jednom portfoliu mohu mít klidně každý produkt v jiné té kategorii.
Martin Hurych
Vyjednávací síla z pohledu nákupu pro Vás znamená levnou položku ve velkém množství?
Lenka Antonová
Veliký objem, hodně peněz je pro mě páka, která je v tom kvadrantu vlevo nahoře, kde mám veliký finanční objem a nízké riziko. Pokud mám kancelářské potřeby, tak tam bych řekla, že jsou nekritické, ale třeba zrovna ty tiskárny a telefony mohu mít v té páce. V těch strategických bude třeba nějaký systém na správu majetku nebo správu budovy, který když mi vypadne, tak se mi lidé nedostanou do kanceláře. V tom bottlenecku mohu mít třeba položku, může to být také ta tužka, ale pokud tam budu mít nějaký zlatý inkoust, na který má můj dodavatel monopol a neseženu to nikde jinde než u něj. Já jsem si v rámci strategie firmy řekla, že každou pátou objednávku podepíši tím zlatým inkoustem a v ten moment se mi z ní stává bottleneck.
Není to tedy tak, že pokud já mám svěřené jedno portfolio, tak mám všechno v jedné té škatulce. Různé produkty v tom portfoliu mohu mít v různých kategoriích a ještě se samozřejmě může stát, že v průběhu se mi ta kategorie změní. Já ji mám teď v nekritické, absolutně se změní situace na trhu a je z toho bottleneck. Je potřeba, aby si to strategický nákupčí nebo manažer sledoval, časem nějak vyhodnocoval a nevycházel jen z toho, že když mám kancelářské potřeby, tak všechno jedu přes nějaké automatické objednávky na e-shopu. Musím si občas zkontrolovat to své portfolio, podívat se, co se děje na trhu, dělat si pravidelně nějaké průzkumy trhu, konzultace a prezentace s dodavateli.
Jak obchodník zjistí, v jaké skupině se pohybuje?
Martin Hurych
Pojďte mi z druhé strany barikády prásknout, jak jako obchodník zjistím, v jaké jsem kategorii. Mě to nějak táhne do strategické nebo bottleneck kategorie, ale mohu se šeredně mýlit. Jak si mám nějakou svoji představu ověřit?
Lenka Antonová
Musíte znát mě jako toho zákazníka, ty moje potřeby a moje situace. Pokud budeme spolu mluvit jednou za rok nebo za 10 let, tak je asi vědět nebudete. Nebudete mít takový všeobecný kontext, protože pro mě jako strategického nákupčího to není jen o tom, že si zařadím nějaké ty položky do nějaké té kategorie. Pokud to umím naopak zkombinovat s vaším pohledem z toho obchodu a ještě se situací na trhu, tak mám také daleko jiný přístup k tomu a mohu zjistit věci, které bych normálně zařadila právě do nekritické. Díky tomu, že si ještě ale vyhodnotím, že aktuálně situace na trhu je jiná, že nejsem atraktivní zákazník pro obchodníky, mi k tomu může vést jiná strategie. Pokud si vygooglíte Kraljicovu matici na internetu a podíváte se, jak se tam zařazují ty jednotlivé položky a jak tu jednotlivou položku tam najdu, tak se tím samozřejmě můžete jako obchodník řídit. Většinou to tak bývá, ale pokud nebudete znát přesně svého zákazníka, tak nevíte, že to pero s tím zlatým inkoustem mám a nevíte, že ho mám v té druhé kategorii. Toho můžete samozřejmě využít i z té strany, že pokud to znáte a pokud víte, že si umím zkombinovat ty dva pohledy dohromady, tak to můžete jako obchodník využít i pro sebe. Vy tam máte asi také zákazníky podle toho, kolik s nimi uděláte kšeftů, jaký je objem a jak je to veliký atraktivní zákazník, jestli vůbec u něj chcete ten byznys dělat. To já si mohu promítnout do té své nákupní strategie a zkombinovat to dohromady. Vy to můžete využít k tomu, že si řeknete, jaký zákazník má jaké problémy, jaké má projekty, co se tam děje a kdo je atraktivní. Vy využijete tu situaci, dostáváte najednou příležitost se dostat z té škatulky, vyměnit dodavatele do škatulky strategický partner a to vám může otevřít další a další možnosti. Teď je samozřejmě otázka, jestli se vám vyplatí s neatraktivním zákazníkem spolupracovat, jaký to má přínos do budoucna nebo jestli chcete nějaké reference na projektu, který ještě nemáte.
Jak získat informaci, co nákup skutečně chce?
Martin Hurych
Zjistit, co zákazník potřebujete, znamená minimálně jednu ze dvou věcí. Buď mě k sobě jako nákupčí obchodníka připustíte, abychom se vůbec dostali do první diskuse, nebo se budu snažit se nabriefovat někde jinde než přes nákup u Vás ve firmě. Co ve Vás dělá větší zlost, když se tam budu roztahovat bez Vás, nebo když Vás budu bombardovat s tím, že se chci jen sejít a v tuto chvíli pro Vás ještě nic nemám, protože se nejdříve musíme poznat a já musím zjistit ty Vaše potřeby?
Lenka Antonová
Vy jako obchodníci máte různé networkingové akce, kde se setkáváte určitě nejdříve s úplně někým jiným než s nákupčím. Nějaké informace z trhu nebo od jiných pozic nebo rolí v rámci té firmy asi můžete mít. Často se pak samozřejmě také stává, že nám nákupčím je doporučeno sejít se s někým nebo je dána reference na nějakého dodavatele. Tomu já se třeba úplně nebráním, protože si potřebuji rozšiřovat své znalosti, potřebuji si rozšiřovat to portfolio, potřebuji si zvyšovat tu svoji kvalifikaci. To udělám tak, že budu zkoumat pořád ten trh, že se budu s těmi dodavateli bavit o tom, co já zrovna řeším o tom svém portfoliu.
Je určitě veliký rozdíl mezi B2B a B2C, ale takové ty studené cally na nás určitě nefungují. I když třeba v momentě bychom byli otevření se bavit, tak většinou buď nemáme čas, nebo chci ty informace dopředu, abych si to mohla načíst, zjistit, podívat se, kam mi to zapadá. Vy musíte najít tu skulinu, kterou já tam teď mám otevřenou, co teď potřebuji, co teď řeším, abych tam měla tu přidanou hodnotu té komunikace s vámi, abych se měla na co ptát. To, že přivezete vzorník a budete mi vysvětlovat, co máte zrovna vy v portfoliu za novinku pro příští rok, mě vlastně vůbec nezajímá v ten moment. Já potřebuji vědět, co vy celkově jako firma za typy služeb nebo produktů nabízíte. Pokud se budu pohybovat v IT a vím, že budete nějaký partner pro migraci nějakých systémů, tak chci vědět, jaké druhy systémů umíte migrovat. Protože vím, že mě budou čekat nějaké tendry v budoucnu nebo že to budeme řešit, tak tam už vidím nějaký prostor pro to, abych se u vás nachytřila, abych se zeptala na nějaké informace, které zrovna nemám. Většinou, kdy my se rozhodneme kontaktovat vás jako obchodníky, jsme my strategičtí nákupčí už strávili hodně času na té přípravě. My máme ty zkušenosti a specifické znalosti většinou ohledně té své kategorie, takže já budu hledat tu informaci, která mi chybí, kterou se nedočtu u vás na tom webu. Pravidelně si totiž skenujeme trh a hledáme a někdy na těch webech jsou takové ty strašně nepraktické věci, které mě sice jen upozorní na to, že skvěle prodáváte nějakou službu, ale vlastně jsem se vůbec nic nedozvěděla.
Jak se dostat do seznamu sledovaných firem?
Martin Hurych
Jak se tedy dostat do nějakého toho poolu webů, které sledujete? Spousta lidí pořád ukazuje katalogy, tak Vám půjdu na schůzku ukázat katalog, Vy logicky nechcete a necháte si to poslat na mail, na který se potom nepodíváte.
Lenka Antonová
Podívám, my se koukáme. Je fajn, pokud máte to číslo a dostanete se s někým do kontaktu, kdo mě na to předem upozorní a vy mi potom pošlete tu nabídku. Když mi takhle dáte echo dopředu, že něco posíláte, tak už je to nějaký warm up toho studeného callu a já si pak ty informace určitě minimálně zběžně projdu. Půjdu se podívat na tu firmu, pokud je to firma, kterou absolutně neznám, vím, že je v nějakém tom odvětví, tak se půjdu podívat, co dělá a vyhodnotím velmi rychle, jestli to pro mě bude mít nějaký význam.
Katalogy jako takové si asi pročítat nebudu, mě bude hlavně zajímat nejdříve ten jestřábí pohled z vrchu, co děláte a co nabízíte. Pokud mi to bude zapadat do té mé kategorie, do té mé aktuální potřeby nebo krátké potřeby do budoucna, tak budu zjišťovat dál. Minimálně tam ale mám tu informaci o vás, protože to, že teď tu potřebu nemám, neznamená, že si nebudu v tom e-mailu hledat za rok. My to používáme takhle, protože vy máte různé systémy, kde máte informace o těch lidech, ale my k tomu používáme ten e-mail. My si pak tam píšeme do toho hledacího políčka, co potřebujeme, a teď nám to tam vyjede. Proto chceme všechno písemně, abychom tam měli tu komunikaci s vámi, abychom si uvědomili, co jsme spolu řešili. Když potom budu hledat nějakou implementační firmu na nějaký program, tak vím, že tam nějakou informaci mám, ale teď si nemohu vzpomenout, jak se jmenoval ten dodavatel. Většinou se totiž snažíte si i trochu v té poptávce to portfolio oživit, přivést tam i nové tváře, nové firmy, kde jste ještě nepoptávali, protože pro nás to zvyšuje tu soutěž. Když já tedy tak nějak vzadu v hlavě někde mám, že mi něco takového ohledně toho přišlo a teď nevím, jak se to jmenuje, tak to tam chci v tom e-mailu najít. Chci tam mít veškeré vaše kontaktní informace. Je úplně strašné, jak si obchodníci nepíší telefony do podpisu, to nepochopím.
Lze se do firmy dostat i jinak než přes nákup?
Martin Hurych
Já jsem v tomto dost kritický a dost často tady opakuji, že lidi v obchodě dělím na 3 kategorie, obchodník, prodavač a podavač. Těch obchodníků je pohříchu málo. Mě tam zaujala ještě jedna věc. Panuje mezi námi obchodníky takové přesvědčení, že když jdu do firmy, tak jinudy než přes nákup dovnitř do firmy cesta nevede. Mě tam zaujalo, že Vy vlastně říkáte, když někdo přijde u nás z firmy a řekne, abyste se na nás podívala, že vypadáme dobře, že vevnitř ve firmě si na vás předehřejí ten kontakt, že proti tomu nejste.
Lenka Antonová
Já ne, protože ty networkingy jsou, ti naši nadřízení na ně chodí a jsou k tomu, aby se dělal byznys, to je úplně logické. To, že vy se někde s někým seznámíte a vidíte tam nějakou možnost společné spolupráce, neručí za to, že se to potom reálně stane. Nemyslete si, že když mi šéf přinese nějaké jméno a řekne, že si poptají Martina Hurycha, že to vyhrajete. To, že dostanete šanci se účastnit, je fajn, ale budete muset sakra makat, abyste se tam umístil na prvních třech.
Jak se dostat do dialogu s nákupem?
Martin Hurych
Mně tam jde o jednu věc. My tady říkáme a máte to i v přípravě, že Vy si děláte nějakou vlastní kategorii, hájíte zájmy vlastní firmy nebo vlastního zaměstnavatele, to je všechno fér. Vy zároveň říkáte, že hodně dáte na to ne ukazovat katalogy, ale ukazovat svoji diferenciaci, stavět nějakou přidanou hodnotu a pomoct se vyznat v problému. Nevím, kde se to bere, ale obchodníci zhusta zapomínají, že ta protistrana je velmi kvalifikovaná v tom, co nakupuje. Velmi pravděpodobně totiž nenakupuje poprvé to, co obchodník prodává. Mně jde o to, že by tam nejdříve měl proběhnout nějaký dialog. Jak jako nová firma, která s Vámi ještě kontakt nemá, se vůbec dostat do tohoto dialogu?
Lenka Antonová
Přes ta výběrka, přes ty poptávky. Existují i systémy, kde se zveřejňují ty poptávky nebo veliká výběrová řízení. Dělají to i firmy nejen pro státní zakázky, kde máte povinnost zveřejňovat, dělají to už i firmy dobrovolně. Vypisují v nějakém elektronickém systému své poptávky a je to jednak proto, aby to bylo transparentní, aby se tam právě zamezilo tomu, že známý známému něco přihraje. Ono to tak může být, ale musíte být konkurenční, musíte nabídnout tu přidanou hodnotu. To je tedy také jeden způsob, jak hledat.
Přes ten networking asi také ti nákupčí občas chodí a hledají si informace, protože když budete pořád objednávat jen u velké pětky, tak tam časem ztratíte tu páku. Potřebujete si to také oživit a hledat informace. My jako nákupčí se pořád musíme vzdělávat, držet krok s tím trhem, vědět, co se na tom trhu děje. V tom IT jsou pořád nějaké novinky, tam je furt něco nového, takže já se musím furt něco učit, vzdělávat a vědět, o čem mluvím. Já nemám ráda, když potom s dodavatelem mám něco řešit a vlastně nevím, o co jde. Já si myslím, že je to o té spolupráci, tady v Čechách je to trochu nastavené všechno jinak, kde si každý hlídá to svoje know-how, na tom si to buduje, ale to není cesta na dlouhodobě udržitelný byznys. Já zastávám názor, že rosteme společně. Pro mě jsou hodně důležité určité hodnoty, zastávám etický nákup, na mě nějaké pozvánky někde na golf platit nebudou. Je to i proto, že jsem tak vycvičená ze zahraničí, kde je normální, že máte nějaké protikorupční politiky a nesmíte přijmout dary více jak za 100 EUR. Jednak je to ale i proto, že pro mě je důležité dát všem férovou šanci. Pokud jste kvalifikovaní, nabízíte to, co my požadujeme, tak proč budu zvýhodňovat někoho jen proto, že mi říká, jak mi to sluší.
Jak vypadá příprava nákupu strategických položek?
Martin Hurych
My se tady bavíme dost o strategickém nákupu, možná o opravdu strategických položkách. Trochu amatérsky tuším, že pořád nejde úplně o věci, které nakupujete jednou za 15, 20 let typu digitalizace firmy, software na míru a další věci, které nejdou úplně zřejmě vyspecifikovat. Vy musíte už před výpisem tendru udělat hromadu kroků na vlastní straně. Pojďte mi říct, jak vypadá ten proces z Vaší strany a kde třeba obchodník by Vám mohl pomoci už i v té prefázi, než se dostaneme do tendru.
Lenka Antonová
Tohle jsou hodně zajímavé položky, protože je tam obrovská diverzita, je tam takové napětí, co to vlastně bude, protože kolikrát my ani nevíme, co chceme. To je běžný stav, takže k tomu můžeme přistoupit různě. Na naší straně můžeme strávit až polovinu času právě tou přípravou předtím, než se to vůbec dostane někam do světa, že něco takového jdeme nakupovat nebo poptávat. My si tedy pro nějaký informační systém, kde ještě vůbec nevíme, co bychom chtěli, můžeme udělat průzkum trhu a konzultovat s těmi dodavateli. Oslovím dodavatele, řeknu, že uvažujeme o nějakém produktu a nechám si odprezentovat jeho řešení. Pro mě to je příležitost získat obrovské množství informací, které my ještě interně nemáme k tomu, abychom mohli tu specifikaci napsat nebo upravit. My se pokusíme si vyslechnout různá řešení z různých platforem, abychom mohli vyhodnotit, která z těch platforem by byla relevantní.
Pokud jsou to hodně strategické a kritické systémy v řádech desítek milionů korun, tak tam se dělá proof of concept, což může následovat třeba po tom průzkumu trhu. Tam se ověřuje to, jestli je to vůbec řešení technicky proveditelné v té naší firmě a jestli to splní ten účel, jaký chceme. Na to si můžeme nechat udělat i oponenturu třetí nezávislou stranou, která vyhodnotí, jestli to jsou logicky správné závěry, jestli to tak funguje. V této fázi my můžeme trávit strašně moc času sběrem těch informací, rozmýšlením už i dopředu, co potřebujeme mít ve smlouvách, jaká tam budou rizika a jak je budeme řešit. Vy jako dodavatel samozřejmě můžete přijít na ty prezentace, vysvětlit a předat co nejvíce technických informací. Tím, že mi pomůžete správně napsat tu specifikaci a připravit tu poptávku, totiž strávíte méně času potom vytvářením té nabídky. Vy pak můžete správně postavit tu vaši nabídku tak, aby mi pasovala, abych já dostala ty informace a ty ceny. My si totiž často dělíme i tu cenu na různé podsložky, my nemáme rádi lump sum cenu. To, že vy nám pomůžete zamyslet se nad tím problémem a dáte nám indikace, nad jakými problémy se máme zamýšlet, co máme vzít v potaz, nám samozřejmě pomůže vytvořit tu specifikaci. Vám to potom pomůže v tom samotném tendru udělat tu nabídku tak, aby pro nás byla v tom formátu, jaký my potřebujeme. Když vám nákupčí pošle Excel se 100 řádky, tak ho prostě vyplňte, protože se tomu nevyhnete. Když to odfláknete, tak to pro vás nebude mít dobrý dopad.
Jak probíhá následné výběrové řízení?
Martin Hurych
Pochopil jsem správně, že teď jsme v momentě tendru a pak už je klasické výběrové řízení, velmi pravděpodobně nějaké multikriteriální?
Lenka Antonová
U těchto složitějších věcí, kde ani právě nevíme přesně, co bude výsledkem toho nákupu, se často i v těch tendrech dělá to, že je to na více kol. V některých kolech se totiž ještě může upravovat ta specifikace na základě těch došlých nabídek. I když dáváte třeba indikativní nabídku v rámci toho průzkumu trhu, tak ještě nejsou všechny ty informace, ještě ta specifikace není dotvořená. Ta původní indikativní i cenová nabídka tedy nemusí být úplně kompletní a odrážet ten výsledný produkt nebo službu, kterou budeme nakupovat. V některých těch kolech se tedy může upřesňovat ta specifikace. Děláme to i tak, že jsme měli 5 různých platforem v rámci průzkumu trhu, my se rozhodneme, že 3 z toho by mohly být relevantní a všechny ty 3 v tom tendru poptáme jako varianty. V průběhu těch došlých nabídek vyhodnotíme, technicky zjistíme všechny informace, které potřebujeme, pokračujeme s technickou variantou B a ta už se pak soutěží na tu cenu a nejen na ni. Často jsou tam i kvalitativní údaje a kritéria, dodací termíny, kvalifikace, certifikace dodavatelů, kolik těch projektů třeba dělal, v jakém objemu, jak dlouho ten projekt dělal a tak dále.
Kdo sestavuje parametry výběrového řízení?
Martin Hurych
Z korporátu tak nějak předpokládám, že na to nákupčí sám není, ale má nějaký nákupní poradní panel, který pokrývá ty jednotlivé aspekty toho, co se zrovna nakupuje. Je to tak, nebo Vás v tom doopravdy nechají samotnou?
Lenka Antonová
Platíte si specialistu, takže se předpokládá, že bude mít ty znalosti, ale samozřejmě nerozhoduje sám. Pokud to bereme přes ty tendry, tak tam není moc veliká míra té volnosti. Tam vám to vyplivne nějaké pořadí na základě těch určených kritérií, podle čeho chceme tu nabídku hodnotit. Může to být cena, dodací termín, to se nějak spočítá a na to máme tabulky.
Martin Hurych
Tam tomu rozumím, mně jde spíše o to, jak se sestavují ta kritéria do toho tendru.
Lenka Antonová
To je určité know-how hlavně toho nákupčího, který si právě musí vyhodnotit to riziko, které tam mám. Abych tomu riziku předešla, tak si tam budu dávat jednak nějaká kritéria, koho vůbec připustím do toho tendru. To jsou třeba nějaké ty reference a pokud je pro mě důležitá kvalita nebo dodací termín, tak si ho tam samozřejmě přidám. Není to ale jenom nákupčí, který o tom rozhoduje. Rozhoduje o tom hlavně ten interní zákazník, který vám právě řekne, že je pro něj kvalita důležitější než cena. Tu kvalitu potom třeba hodnotíme právě podle referencí nebo počtu implementací a předpokládáme, že čím má více zkušeností, tím má vyšší kvalitu. Je to o vzájemné komunikaci a dohodě mezi tím mým interním zákazníkem. Často dochází k takové mýlce, že nákup chce všechno nejlevněji a že to je jen o té ceně. Nikdy to není jenom o té ceně.
Martin Hurych
Můžete to ještě dvakrát zopakovat? I totiž mí zákazníci žijí v tom, že je to jen o ceně a přijde mi, že spousta nákupčích to také přiživuje a já to vlastně chápu v momentě, kdy jsme v té páce. Vzhledem k tomu, že ti lidé mají nějakou váhu, jsou to v tom mém slovníku opravdu komoditní nákupčí, mnohdy junioři, tak z těch má ta moje bublina velikou paniku. Proto říkám, jestli můžete ještě jednou zopakovat a uchlácholit všechny, že ne všechno je o ceně, jdeme i na přidanou hodnotu.
Lenka Antonová
Přidaná hodnota hraje velikou roli, ale zase musíte si umět vyhodnotit, jestli jste v té nekritické skupině, tam to nemá smysl. Vy se musíte jako dodavatel snažit samozřejmě být s tou přidanou hodnotou v tom kvadrantu toho strategického partnera, tam to je hlavně o něčem jiném než o ceně. Je mylná představa, že všechno je jenom o té ceně a že všechno soutěžíme jenom na cenu. Samozřejmě pokud budu mít juniorního nákupčího, který má na začátku na starosti jen kancelářské potřeby, protože ještě ty zkušenosti nemá, tak tam to bude jen o té ceně. Díky tomu, že ale možná obchod neví, že my si to takto rozdělujeme a kategorizujeme, tak má tu představu, že nákup je tady jen proto, aby ušetřil peníze. Samozřejmě je to náš velký cíl, protože ten dopad naší práce je napříč celou firmou, do výsledků té firmy, ale i trošku do těch procesů v té firmě. Není to jen o tom, jak nakoupíme, ale jak budeme schopni nastavit i tu smlouvu, ten kontrakt, třeba i ty platební podmínky. To, jak se bude fakturovat, nám může ovlivnit, kolik lidí se bude zabývat tím procesem fakturace, jestli budu řešit fakturu 5 minut, nebo 3 hodiny a jestli to bude řešit jeden člověk, nebo 10 lidí.
Jaké informace by měl obchodník nastudovat, aby nákup pochopil?
Martin Hurych
Pojďte nám dát jako obchodníkům pár hintů, kde se vzdělávat a pochopit, o čem je ta protistrana, protože já dlouho říkám, že mezi nákupem a obchodem cítím dlouholeté jiskření, mnohdy z obou stran uměle přiživované. Co si třeba jako obchod přečíst, kam se kouknout, kde něco nastudovat?
Lenka Antonová
Když si dáte do Googlu procurement, purchasing, určitě toho vyběhne spousta. Určitě si zkuste tu Kraljicovu matici najít a Dutch windmill matrix, což je vlastně takový upgrade. Je to zkombinovaný ten pohled obchodníka s pohledem nákupčího. Já jako nákupčí, pokud už jsem trochu vyškolená, mám nějaké zkušenosti, tu nákupní matici budu používat určitě. Myslím si ale, že je jen pár nákupčích, kteří si ji zkombinují s tím vaším pohledem obchodníka a najednou místo těch 4 kategorií a 4 strategií těch strategií mám 16. Určitě si tedy najděte Dutch windmill.
Jak zlepšit nákup v malých a středních firmách?
Martin Hurych
Co chodím mezi menšími a středními firmami, tak podle mě kvalita nákupu v malých a středních firmách veliká není. Co by měli majitelé těchto firem udělat jako první nebo na co se v nákupu zaměřit, aby jim nákup skutečně začal přinášet ty úspory, o kterých se tak mluví?
Lenka Antonová
Já si myslím, že jako majitel firmy musíte mít dobrého obchodníka i dobrého nákupčího. Jednak totiž chcete, aby vám obchodník přinesl co nejvíce toho obchodu dovnitř a zároveň i střední firma si nakupuje nějaké konzultace nebo systémy. Nechte tedy vzdělávat ty své nákupčí, investujte do kvalitního nákupčího, který už nějaké ty zkušenosti má. Nemusí to být opravdu nějaký úplně top level, kterého uplatníte více v té korporaci, ale mějte tam alespoň nějakého nákupčího, který se bude chtít sám vzdělávat, bude si hledat ty cesty a strategie. Je potřeba uvědomit si, kde mám ten největší problém, kde tam mám ty rizikové kategorie, ve kterých se mohu snažit to riziko omezit, a naopak tam, kde mohu té firmě ušetřit nejvíce. I ve velikých firmách je docela problém propagovat práci nákupu. V tom P&L to úplně není vidět, ale je potřeba to nějak propagovat a promovat tu svoji práci. Není to jen o tom, kolik jsme ušetřili peněz, ale i třeba o tom, jak jsme dobře tu smlouvu napsali, že nám to zkrátilo dobu toho projektu, protože jsme omezili nějaká rizika a to stojí peníze také. Ty peníze se mohou šetřit i na nepřímých věcech a myslím si, že to má smysl i pro střední firmy. Většinou je ale problém, že tam třeba nákup dělá někdo na financích, což je škoda, protože tam leží ty úspory.
Kdy to mezi obchodníkem a nákupčím přestane jiskřit?
Martin Hurych
Poslední otázka dnes, kdy to mezi nákupem a obchodem přestane jiskřit?
Lenka Antonová
To záleží na přístupu obchodníka a nákupčího. Mně to moc nejiskří, myslím si, že to je hlavně v tom, že každý tam jde za sebe urvat ten největší kus, ten největší žvanec. Obchodník tam jde vyjednat ten největší deal a dát co nejmenší slevu. Nákupčí si tam dopředu rozplánuje, že si řekne slevu 20 % a když to nevyjde, tak ustoupí na 15 %. Ten nákupčí tam jde často s tím, že musí urvat největší slevu, aby splňoval nějaká svá KPI, pokud v nějaké firmě to tak je nastavené. Často si lidé neuvědomují, že tím mohu nastavit a poničit vztah na hodně dlouhou dobu dopředu a nikdy nevím, jak se ta situace na trhu změní. Pokud je to dodavatel z kategorie, měním ho každý rok, protože je tam obrovské množství těch dodavatelů, tak asi problém není, ale také nevíte, kdy to může být úplně jinak. Myslím si, že málokdo jde do toho s tím, že jdeme jen udělat dobrý deal, dobrý obchod, který bude dobrý pro nás oba. Většina lidí tam jde urvat co nejvíce pro naši firmu, ale nemělo by to být tak, že tím zlikviduji tu druhou stranu. Pro hodně lidí je to ta zábavná část, je to takový adrenalin, to vzrušení v tom je, takže jdou do toho s vervou a třeba si vůbec neuvědomují ty dopady. Pokud si neudělají nějakou přípravu, kam se mohu dostat, co je můj cíl, co potřebuji vyjednat, co nesmím ztratit, co naopak potřebuji přinést domů, tak to bude jiskřit, protože vy mi tu slevu zadarmo také nedáte. Vy se budete snažit bránit ten svůj tábor a nebudete mi chtít dát tu slevu, čímž se nikam nedostaneme a potom to jiskří.
Martin Hurych
Teď mě napadlo, že až se tady uvidíme spolu znovu, by stálo za to mimo jiné zabrousit i mezi to, jak vypadá vyjednávání mezi nákupem a obchodem, pokud jsou na jedné straně dvě dámy. V té technické bublině, kterou já mám, je to z 90 % chlap na chlapa a pak to tedy opravdu jiskří.
Lenka Antonová
Já si myslím, že mezi ženami to může být také tak, což platí celkově pro celou pracovní sféru. Ženy přenáší hodně emocí a to nejen do obchodního jednání a také to tam někdy hodně jiskří. Často se stává, že tam bývá nepříjemná atmosféra a konkurence. Určitě je to zajímavé, ale nemyslím si, že bych to vyjednávání měla jako žena jednodušší, pokud mám jako protistranu muže, to si nemyslím.
Martin Hurych
To jsem tím vůbec říct nechtěl. Každopádně děkuji hrozně moc za náhled na druhou stranu a přeji, ať se Vám daří nejen v nákupu, ale i v kreativě.
Lenka Antonová
Díky moc za pozvání, byla jsem tu s Vámi ráda.
Martin Hurych
Doufám, že jsme v těch několika desítkách minut ukázali zase něco nového, že jsme těm skutečným obchodníkům ukázali, jak na nákup s grácií tak, aby nás to všechny bavilo. Tady skutečně o boj nejde a nemělo by jít. Pokud jsme tady s Lenkou vám vnukli nějakou myšlenku, inspiraci, něco, co chcete změnit, něco, jak změníte váš nákup ve firmě, tak jsme naši práci udělali dobře. Pokud jste hned na začátku tohoto dílu nezmáčkli odběr nebo nesdíleli, tak vás o to poprosím ještě jednou. Určitě mě to potěší a pomůže mi to propagovat dál Zážeh v rámci veškerých algoritmů na všech sociálních sítích, kde nás můžete vidět nebo poslouchat. Určitě mrkněte na moje stránky, www.martinhurych.com/zazeh, kde už v tuto chvíli je bonus, kde spousta věcí, o kterých jsme se tady s Lenkou bavili, je včetně zmiňovaných matic i holandského mlýnu. Mně už nezbývá, než jen držet vám palce a přát úspěch, díky.
(automaticky přepsáno Beey.io, upraveno a kráceno)