Jak přestat stíhat všechno: Daniel Gamrot (#246)
- před 24 hodinami
- Minut čtení: 8
Nepotřebujete být produktivnější. Potřebujete přestat stíhat všechno. Jako majitel firmy máte totiž jednu velkou nevýhodu. Vždycky je co dělat. Další schůzka. Další projekt. Další nápad. Další AI nástroj, který byste si „už opravdu měl“ vyzkoušet.
A když už nestíháte? Instinkt velí zrychlit. Jenže právě tady je problém.
Daniel Gamrot se osobní produktivitě a time managementu věnuje řadu let. A čím déle je sleduje, tím méně podle něj produktivita znamená nacpat do jednoho dne co nejvíc úkolů.
Výkon je totiž jen jedna část. Stejně důležité je, jestli pracujete na správných věcech. A jestli tempo, které jste si nastavili, dokážete dlouhodobě vydržet. Proto jsme tentokrát neřešili jen další produktivní hacky. Šli jsme po tom, proč vůbec pořád nestíháte a co s tím může majitel firmy skutečně udělat. Z Dana jsem se snažil dostat hlavně:
🔸 Jak přestat pořád hasit a udělat si čas na důležité věci? 🔸 Co ze svého dne úplně škrtnout, co delegovat a co zjednodušit? 🔸 Proč vyšší výkon ještě neznamená vyšší produktivitu? 🔸 Jak zkrátit schůzky, komunikaci a další každodenní „žrouty času“? 🔸 Kde dnes dává smysl využít AI a automatizaci? 🔸 Proč vám další aplikace na úkoly pravděpodobně život nezachrání? 🔸 Jak pracovat výkonně a přitom si nezaplnit každý ušetřený kus času další prací?
Pokud máte plný kalendář, večer zavíráte počítač s další hromadou úkolů na zítřek a stále častěji si říkáte, že takhle přece nechcete fungovat navždy, tenhle díl je pro vás.
Jak přestat stíhat všechno
Majitelé a ředitelé firem často fungují v režimu: když nemůžeš, tak přidej víc. Jenže právě tenhle přístup je často důvod, proč nestíhají. V téhle epizodě se Martin Hurych s Danielem Gamrotem věnují tomu, jak si z tohohle kolotoče aspoň na chvíli sednout, jak si udělat pořádek v hlavě i kalendáři a jak odejít domů bez toho, aby člověk měl v hlavě další hromadu úkolů na zítřek.
„Když nemůžeš, tak přidej víc“ je přesně ten mód, ze kterého se lidé potřebují dostat.
Martin v úvodu připomíná, že podobný problém řeší dlouhodobě i on sám. A právě proto si pozval Daniela Gamrota, kterého považuje za jednoho z nejviditelnějších expertů na osobní produktivitu v Česku. Ne jako teoretika, ale jako člověka, který dává praktické rady.
Proč pořád nestíháme
Co vlastně znamená „nestíhám“?
Daniel hned na začátku říká, že problém není jen v tom, že má člověk moc práce. Důležité je pochopit, co přesně znamená nestíhání. Jestli jde o:
příliš mnoho schůzek,
plný kalendář,
věci, které člověk dělat nechce,
nebo návraty k nedokončeným úkolům.
Podle něj se dá s přetížením pracovat třemi způsoby:
škrtat,
delegovat / outsourcovat,
zjednodušovat.
Zjednodušení přitom není jen o rutinních postupech a návycích, ale i o digitálních technologiích, automatizaci a skriptování.
Nejdřív musíš vědět, co chceš
Daniel opakovaně zdůrazňuje, že zjednodušovat má smysl až ve chvíli, kdy je jasné, kam člověk vlastně míří. Hodně lidí sice říká „nestíhám“, ale když se jich člověk zeptá, jak by jejich ideální den měl vypadat, často nemají odpověď.
„Musíš vědět, co chceš.“
Tohle je podle něj klíčové. Pokud člověk neví, co chce, nemůže správně rozhodovat, čemu věnovat čas a čemu ne.
Co majitelé firem dělají špatně
Přemotivovanost a neuzavřené věci
Daniel popisuje opakující se vzorec: mnoho majitelů a ředitelů firem je přemotivovaných, zkoušejí spoustu věcí, ale neumí je uzavírat. Hodně věcí otevírají, ale málo jich dotahují.
To vede k chaotickému režimu, v němž člověk pořád něco musí:
musí studovat AI,
musí trénovat agenty,
musí být všude,
musí reagovat na každého.
Jenže právě tahle permanentní aktivita často neznamená pokrok, spíš vyčerpání.
Schůzky jsou příliš dlouhé
Velké téma jsou podle Daniela schůzky. U mnoha firem se zbytečně nastavují na 30 nebo 60 minut jen proto, že to tak je v Outlooku. Přitom se často dají zkrátit na 15 až 20 minut.
Zmínil i Parkův zákon: úkol se rozpíná v čase, který mu vyhradíš. Když na poradu dáš hodinu, většinou hodinu zabere.
„Proč musí mít meeting 60 minut, když to zvládnete za 20?“
Komunikace je často zbytečně těžkopádná
Další velká oblast je e-mailová komunikace. Daniel říká, že lidé často komunikaci zbytečně přeceňují a vytvářejí si z ní složitý systém. Přitom někdy stačí být stručný, věcný a nepsat odpověď na každou větu zvlášť.
Martin potvrzuje, že podobná jednoduchost působí profesionálně a že i on oceňuje krátké, jasné odpovědi.
Proč lidé dělají věci, které nejsou jejich role
„Musím“ je často jen pocit
Jedno z nejsilnějších témat rozhovoru je pocit, že:
musím dělat AI,
musím stavět agenty,
musím držet krok s konkurencí.
Daniel k tomu říká jasně, že ne všechno, co někdo dělá, je automaticky i tvoje role. Hodně lidí se žene za věcmi, které nejsou jejich skutečnou prioritou, jen proto, že mají pocit, že by o něco přišli.
Nejdřív si ujasni prioritu života
Podle Daniela je potřeba srovnat si nejen práci, ale i to, co je pro člověka důležité v životě. Jestli chce být víc s dětmi, se ženou, s kamarády, nebo chce víc času na sport, cyklistiku či sebe samotného.
„Když nevíš, kam směřuješ, máš mnohem větší prostor pro vyrušení.“
Vysvětluje, že každý má jen 24 hodin denně a omezenou energii. Otázka je, kam ji pošle.
Jak funguje osobní vize
Vize není luxus, je to kompas
Martin namítá, že mnoho lidí nemá čas na nějakou vizi, protože pořád hasí akutní problémy. Daniel ale vysvětluje, že vize nemusí být jen velké filozofování. Může být jednoduchá odpověď na otázku:
Co chci teď?
Co chci dnes?
Co je pro mě důležité v následujících týdnech a měsících?
Podle něj je důležité pracovat s časovou osou. Někdy je třeba řešit jen dnešek, jindy tři měsíce dopředu. V krizi člověk řeší hlavně akutní stav, ale i v klidnějších obdobích by měl přijít prostor na koncepci.
Krize není důvod přestat přemýšlet
Daniel připomíná i vlastní zkušenost z covidu, kdy mu dramaticky klesl byznys a řešil hlavně přežití. I tehdy ale nakonec přešel k novému nastavení práce a začal víc stavět digitální systém.
„Když přijde požár, neřešíš smysl života. Hasíš.“
To je podle něj přirozené. Ale právě v klidnějším období se budují systémy, které pomůžou, až zase přijde chaos.
Tři druhy vyrušení
Vnější, vnitřní a zbytečné věci
Daniel popisuje tři typy rušení, která člověka odchylují od záměru:
vnější vyrušení – telefon, zpráva, kolega, někdo něco chce,
vnitřní vyrušení – emoce, nálada, únava, hádka doma,
věci, které bys vůbec neměl dělat – zbytečné aktivity, úkoly bez relevance.
Čím silnější má člověk svůj záměr a čím víc ví, co chce, tím větší má podle Daniela imunitu vůči rozptýlení.
Jasná priorita pomáhá říkat ne
Když člověk ví, co je podstatné, snáz odmítne i lákavé věci. Daniel – s nadsázkou – říká, že když za tebou přijde někdo ve chvíli, kdy potřebuješ dokončit důležitou práci, nemusíš hned všechno zahodit.
Můžeš prostě říct:
„Dodělám teď to podstatné a ve 13 hodin se vidíme.“
Proč je koncepce důležitá v klidu
Systémy se staví, když není chaos
Martin otevírá téma, že když má člověk klid, měl by se věnovat systémům a rozvoji. Daniel souhlasí. Právě ve chvílích, kdy není největší tlak, je nejlepší čas na to:
zlepšit procesy,
nastavit automatizace,
zjednodušit opakující se činnosti,
připravit se na budoucí zátěž.
Ne každý volný prostor musí být zaplněný prací
Daniel říká, že volný čas nemusí být automaticky vyplněn dalším výkonem. Někdy je potřeba sednout s expertem, nastavit systém a pak ho nechat běžet.
Zmínil i příklad vlastní dlouhodobé práce na systému vzdělávání. Nechce řešit desítky zdrojů ručně, protože jeho role není být rešeršista. Chce mít mechanismus, který za něj část práce udělá.
Co je vlastně osobní produktivita
Není to jen To Do list
Daniel jasně odmítá zjednodušený pohled, že osobní produktivita je jen dobře uspořádaný systém v aplikaci typu To Doist nebo v kalendáři.
„Dopamin za admin“ není produktivita.
Podle něj je to sice příjemné, člověk má pocit pořádku, ale skutečná produktivita je jinde. Nástroj je jen podpora. Systém sám o sobě člověka nespasí.
Tři pilíře produktivity
Daniel definuje osobní produktivitu přes 3 pilíře:
Výkon
Relevance
Udržitelnost
Výkon
Jde o to, dělat věci efektivněji. Třeba:
zkrátit poradu,
vyřídit e-mail přes AI,
předat část práce automatizaci,
rychleji zaznamenat poznámky.
Relevance
To znamená, že člověk dělá věci, které mají smysl pro jeho život a hodnoty. Ne jen cokoliv, co někomu přijde pod ruku.
Udržitelnost
Výkon a relevance musí jít dlouhodobě udržet, aniž by člověk spálil sebe, rodinu nebo zdraví.
„Můžu tři měsíce vyšívat jen na práci, ale musí to být vědomé rozhodnutí.“
Jak AI a nástroje šetří čas
Chytřejší práce s e-maily a schůzkami
Daniel ukazuje konkrétní příklady využití AI a automatizací:
hlasové nahrávání schůzek,
automatický přepis,
generování shrnutí,
příprava návrhů nabídek,
diktování e-mailů,
personalizované odpovědi z AI draftu.
Uvedl i svůj vlastní workflow: mluví, systém přepisuje, AI připraví návrh, on jen zkontroluje a schválí.
Záznam místo ztráty informací
Velmi praktický je i přístup k poznámkám. Když má člověk spoustu schůzek, za týden si často nepamatuje skoro nic. Proto Daniel doporučuje:
okamžitě po schůzce udělat hlasový zápis,
nechat vše přepsat,
vytáhnout klíčové body,
automaticky z toho vytvořit výstupy.
Hlasem šetříš ruce i hlavu
Dnes podle něj dává smysl i diktování poznámek a e-mailů místo psaní. Člověk může psát za chůze, být v pohybu a zároveň pracovat. Tím se propojí:
výkon,
relevance,
udržitelnost.
Kde vzniká největší efekt
Když necháš technologii dělat to nudné
Daniel zdůrazňuje, že produktivita je často hlavně o tom, přestat dělat věci, které jsou nudné, opakované nebo nejsou role majitele firmy.
To může znamenat:
používat AI na odpovědi,
automatizovat administrativu,
naučit se pracovat s hlasem,
přestat ručně třídit soubory, když to zvládne technologie,
najít si experta, který systém nastaví.
„Když mám možnost, radši si najdu člověka, ať to nastaví za mě.“
Technologie nejsou cíl, ale prostředek
Daniel opakuje, že AI, chatboty, automatizace a další nástroje nejsou smysl samy o sobě. Jsou to nástroje, které mají pomáhat člověku, aby měl víc energie, víc času a víc prostoru na důležité věci.
Jak to dělá Daniel sám
Systémy staví v klidu
Daniel otevřeně říká, že mnoho svých systémů budoval ve chvílích, kdy byl relativně v klidu. Třeba když byl s rodinou 5 měsíců v Asii, měl prostor:
plánovat automatizace,
opakovaně sledovat, co dělá,
zjistit, co už nemusí dělat ručně,
vytvořit systém pro školení, předpisy, úkoly a materiály.
Rodina, práce i kamarádi
Důležité je i to, že Daniel nechce, aby ho práce spálila natolik, že nebude s rodinou, se synem nebo se ženou.
To je podle něj důvod, proč mají systémy dávat smysl dlouhodobě. Ne kvůli dojmu, ale kvůli životu.
Jak si udělat čas na přemýšlení
Jedna hodina týdně nevznikne sama
Martin se ptá, jak si uprostřed permanentního hašení udělat třeba 1 hodinu týdně na koncepční přemýšlení. Daniel odpovídá, že to vždycky znamená:
něco ubrat,
něco přestat dělat,
udělat místo.
Neexistuje kouzelná zkratka, která přidá hodinu navíc. Čas vzniká tím, že ho někde vezmeš.
Když nemáš čas, je to rozhodnutí
Daniel připomíná, že i tohle je volba. Stejně jako člověk může odkládat zubaře nebo péči o sebe, může odkládat i práci na systému. Jenže dopady se ukážou později.
„Kdo chvíli stál, už stojí opodál.“
Co dělat, když je firma pod tlakem
Nejprve práce, pak vize
Daniel neříká, že vizi máš řešit za každou cenu ve chvíli, kdy ti hoří byznys. Naopak. V krizové fázi je často správné řešit hlavně to, co pálí teď.
Ale problém je, že lidé často neřeší vizi ani ve chvíli, kdy je relativní klid.
Proto je potřeba přemýšlet dopředu a dělat z krátkodobého hasičství něco, co se časem změní v systém.
Eisenhowerova matice pořád platí
Na závěr Daniel připomíná klasickou Eisenhowerovu matici:
urgentní a důležité,
neurgentní a důležité,
urgentní a nedůležité,
neurgentní a nedůležité.
Právě věci, které nejsou urgentní dnes, ale budou důležité za 8, 10 nebo 15 let, často rozhodují o tom, jestli člověk firmu dlouhodobě unese.
Jak se dívat na AI a budoucnost firmy
AI není povinnost, ale zjednodušení
Daniel znovu vrací debatu k tomu, že firmy nemusí AI zavádět proto, že se bojí konkurence. Dává smysl ji zavádět tam, kde:
šetří čas,
snižuje chaos,
zlepšuje práci,
drží systém udržitelný.
Pokud někdo chce zkratku, měl by si najít odborníka a nechat si systém nastavit kvalitně. Nemusí všechno dělat sám.
Důležitá je jednoduchost
V celém rozhovoru se opakuje jedna věc: jednoduchost.
Ne složitost, ne přeplněné aplikace, ne nekonečné zdokonalování systému, ale jednoduchá, funkční pravidla, která pomůžou dělat to podstatné.
Závěrečný rozstřel
Na konci Martin s Danielem prošli i tradiční krátký rozstřel:
Jaká věta by měla být na zrcadle každého majitele firmy?
„Žij svůj život.“
Jaká kniha stojí za přečtení?
Čtyři tisíce týdnů
Co už nikdy neopakovat?
Kopírovat bez hlavy cizí vzorce
Celý díl se vlastně točí kolem jednoduché, ale těžké otázky: jak přestat stíhat všechno a začít stíhat to podstatné. Odpověď není v tom přidat další tlačítko, další aplikaci nebo další poradu. Je v tom vědět, co chci, co je moje role, co můžu zjednodušit a co už nemusím dělat vůbec.
